תן ביטחון לבוס שלך עם תוכנית לניהול סיכונים
תוֹכֶן
- מהו ניהול סיכונים בניהול פרויקטים?
- תכנון ניהול סיכונים
- תהליך ניהול סיכונים בן 5 שלבים
- שלב 1: התחל
- שלב 2: זיהוי
- שלב 3: הערך
- שלב 4: תכנן תגובות
- שלב 5: יישום
למנהלי הפרויקטים הטובים ביותר יש את הביטחון המלא של מנהל הקווים ומממן הפרויקטים שלהם. המנהלים שמאחורי הפרויקטים שלהם מאמינים להם כאשר הם אומרים שהם זקוקים למימון נוסף, יותר משאבים או עזרה בפיתרון בעיה.
כשאתה עובד במצבים מסוכנים, אתה זקוק לערכה המתאימה. כמו מטייל עם תרמיל של חבלים ועציצות, אתה צריך גם את הכלים להתמודד עם סיכון הפרוייקט.
אתה יכול להגביר את אמון המנהל שלך בפרויקט שלך באמצעות תוכנית לניהול סיכונים. תהליך פשוט בן חמישה שלבים יכול לשנות מאוד את האופן בו הבוס שלך רואה את הפרוייקט שלך (ואתה).
מהו ניהול סיכונים בניהול פרויקטים?
ניהול סיכונים בניהול פרויקטים הוא תהליך זיהוי, הערכה ותגובה לסיכוני הפרויקט.
סיכוני פרויקט הם דברים שעשויים להשפיע על הפרויקט (באופן חיובי או שלילי, אך בדרך כלל אנשים מפרשים את הסיכון כאירועים שישפיעו לרעה על הפרויקט).
בין אם הפרויקט שלכם גדול או קטן, יהיו לו סיכונים הקשורים אליו. סיכונים אלה יכולים להיות כל דבר, החל מהסיכון שבמצעד בית הספר שלכם יורד גשם וכלה בסיכון של עליית מחירים לרכיב קריטי בלוח המעגל החדש שלכם.
סיכון לפרויקט, אם לא מנוהל נכון, יכול להקשות על העברת הפרויקט שלך בהצלחה. סיכונים לא מסומנים יכולים להוסיף זמן ללוח הזמנים שלך, לעבוד לזמנך וכסף לתקציב שלך. מנהלים נלחצים מדבר מסוג זה. מכל זה ניתן להימנע מתוכנית לניהול סיכונים.
תכנון ניהול סיכונים
תוכנית לניהול סיכונים היא דרך נהדרת להגדיל את הביטחון העצמי שלך ביכולת הצוות של הפרוייקט שלך לספק - וזה גם גולש להגדלת הביטחון של המנהל שלך. אתה רוצה שהם יאמינו שאתה יכול לעשות את זה, ואתה רוצה שהם יהיו מודעים למה שעשוי למנוע ממך לספק את הפרויקט בהצלחה. תוכנית לניהול סיכונים היא כלי מושלם לעשות זאת.
ונחש מה? ממש קל להתחיל.
ניהול סיכוני פרויקטים הוא תהליך פשוט בן חמישה שלבים. בואו לא נעשה את זה מסובך יותר ממה שהוא צריך להיות. זה משהו שתוכלו להתחיל בו היום, התכוננו לדון בו בפגישה הבאה שלכם וסיימו את זה בזמן שמישהו מקליד את הדקות.
תהליך ניהול סיכונים בן 5 שלבים
כמו כל כך הרבה חלקים בניהול פרויקטים, ניהול סיכונים הוא תהליך. חמשת השלבים הם:
- לִיזוֹם
- לזהות
- לְהַעֲרִיך
- תגובות לתכנית
- ליישם
אם מונחים אלה לא אומר לך הרבה כרגע, אנא שמור עם זה - אני הולך להסביר את הכל.
שלב 1: התחל
ראשית, ברצונך להגדיר את ההקשר לניהול הסיכונים שלך בסביבת ניהול הפרויקטים שלך.
כנראה שאין כאן הרבה עבודה קשה מכיוון שמישהו בחברה שלך כבר הכין מדיניות סיכון ארגונית וכל שעליך לעשות הוא לאתר אותה. זה יסביר את גישת החברה לסיכון ואולי אף תתן תן לתבניות הדרושות לך. תבניות תמיד חוסכות לך עבודה, אז היזהרו גם מאלו!
גם אם אין לך מדיניות סיכון ארגונית, מישהו אחר שמנהל פרויקטים לצידך עשוי להיות בעל תוכנית לניהול סיכוני פרויקטים שתוכל להעתיק. מדוע להמציא את הגלגל מחדש? שימוש חוזר במסמכים הוא חובה אם ברצונך לחסוך זמן ולהשיג יותר.
השתמש במה שגילית כדי לייצר תוכנית לניהול סיכונים לפרויקט שלך. זה חלק מתכנית ניהול הפרויקטים הכוללת שלך ומדבר על איך אתה מתקרב לניהול סיכונים בפרויקט שלך.
אם אינך יודע מה להכניס אותו, המשך לקרוא! השלבים הבאים יעניקו לך מושג טוב יותר על מה לדבר בתוכנית לניהול סיכונים שלך.
זה משפר את האמון על ידי: מראה למנהל שלך שיש לך גישה להתמודדות עם חוסר וודאות בפרויקט שלך וכי אתה פעיל לנהל סיכונים.
שלב 2: זיהוי
ברגע שיש לך גישה המתוארת, תוכל להתחיל לעבוד איתה.
עכשיו אתה מזהה את הסיכונים שהולכים להשפיע על הפרויקט שלך. זו רק תמונת מצב בזמן, ופנקס הסיכונים שלך הוא דבר שתרצה לחזור אליו שוב ושוב כדי להבטיח שגם כל דבר חדש יופיע שם.
אתה יכול לזהות סיכונים באמצעות רשימת רשימת סיכונים נפוצה, ראיון בעלי עניין בפרויקט (במיוחד לבעלי העניין הקשים שכן בדרך כלל יש להם הרבה מה לומר על מה שעשוי להשתבש), מפגשי סיעור מוחות ושימוש בשכל הישר שלך.
אתה מחפש דברים שעלולים לגרום לבעיות אם הם אי פעם התרחשו. (זכור, סיכונים טרם התרחשו. בעיות בפרויקט הם דברים שכבר קרו.)
בכל אופן שאתה עושה זאת, אתה בהחלט צריך לערב אנשים אחרים. לבד, לא תהיה לך את כל התמונה ותחמיץ דברים.
כל אחד יכול להזדהות עם הסיכונים. כמנהל פרוייקט, תפקידך לעודד את הקולגות שלך לעלות איתך סיכונים כדי שתוכל כצוות לעשות משהו בקשר אליהם.
יש לרשום בפנקס הסיכונים את כל הסיכונים שזוהו. אם יש לך רכז פרויקט בצוות או אדם תומך בפרויקט הם יכולים לעשות זאת. אחרת, זה חלק מהמשימות הניהוליות שתבצע.
זה משפר את האמון על ידי: הדגמה שאתה מודע לסיכונים העיקריים שעשויים להשפיע על הפרויקט שלך וכי יש לך אמצעי להמשיך ולהיות מודע לסיכונים חדשים.
שלב 3: הערך
לאחר מכן נבדקים הסיכונים מבחינת ההסתברות וההשפעה. כשאתם מעריכים סיכון, חשבו על הסבירות להתרחש, כמה יעלה לטפל וכמה זמן זה עשוי להוסיף לציר הזמן של הפרויקט.
כאמצעי נוסף, תוכלו גם להעריך את הקרבה, מה שאומר עד כמה קרוב בזמן הסיכון צפוי לקרות. סיכון עם קרבה גבוהה עשוי להתרחש בקרוב. סיכון עם קרבה נמוכה עשוי להתרחש בשלב מסוים בעתיד הרחוק. זה יכול לתת לך גורם נוסף לתעדוף הזמן והאנרגיה שלך בכל מה שקשור להתמודדות עם הסיכונים.
זה משפר את האמון על ידי: להבטיח למנהל שלך שלכל אחד מהצוות יש מושג ברור מה היה קורה אם כל אחד מהסיכונים הללו יתממש בפועל.
שלב 4: תכנן תגובות
כעת אנו מגיעים לחלק הבשרי של תוכנית ניהול הסיכונים שלכם. בשלב זה אתה מבין כיצד לנהל את הסיכון על ידי זיהוי תגובה מתאימה.
אנו עושים זאת מכיוון שעד עכשיו כל מה שיש לך הוא רשימה של מה שעלול לקרות כדי לזרוק את הפרויקט שלך מהדרך בעתיד וכמה גדול יהיה זה. מה שהמנהל שלך ירצה לדעת הבא הוא: מה אתה הולך לעשות בקשר לזה?
באופן כללי, ישנם ארבעה דברים שתוכלו לעשות כדי להתמודד ולנהל סיכון לפרויקט. הם:
- הימנע: נקוט בצעדים כדי למנוע את התוצאה הזו.
- העברה: העבירו את האחריות לצד אחר, כמו למשל עם פוליסת ביטוח.
- מקלה: נקוט בפעולה כדי להפחית את ההשפעה של הבעיה אם היא אכן מתרחשת.
- קבלו: הבינו שהתוצאה המסוכנת עשויה להתרחש, ובהסכמת הצוות שלכם לא תנקוט בפעולה כלשהי למניעתה.
לחלק מהסיכונים שלך עשויה להיות תוצאה חיובית. לדוגמה, קיים סיכון שתמכור כל כך הרבה מהמוצר החדש שתתרסק על קווי הטלפון. זו תהיה בעיה נחמדה, אבל זה עדיין סיכון שעליך לתכנן עבורו.
ישנן מספר דרכים בהן אתה יכול להתכונן למצב סיכון חיובי, כולל:
- ניצול: עשה כמיטב יכולתך כדי להבטיח שתוצאה זו תתרחש כך שתוכל לקצור את הפירות.
- שתף: עבדו עם עמית או חברה אחרת כדי לסכן את הסיכון החיובי יותר.
- שפר: השפיע על הגורמים שעשויים לתרום לתוצאה חיובית ולנסות להשיג תועלת עוד יותר.
- קבלו: הכירו באפשרות של סיכון חיובי ואל תעשו דבר.
יהיה עליך להבין איזו אסטרטגיית תגובה היא הטובה ביותר לכל סיכון בפנקס שלך. לדוגמה, ייתכן שתחליט שהסיכון להתמוטטות גג המפעל הוא דבר שתקבל פשוט מכיוון שזה לא צפוי לקרות. עם זאת, הסיכון שהרעלת מזון מוציאה מחצית מכוח העבודה שלך הוא משהו שאתה הולך להקטין באופן פעיל על ידי הסבה מקצועית לכל צוות ההסעדה שלך. אם זה קרה בעבר ולמעשה סביר למדי, אלא אם כן תעשו משהו בקשר לזה, תרצו להקטין את הסיכון.
לאחר זיהוי והתגובה של התגובה, ניתן למנות בעלי סיכונים לביצוע תוכנית הפעולה לניהול סיכונים. במילים אחרות, אתה צריך שמישהו יהיה אחראי על ביצוע המשימות שאתה מסכים עליהן בתוכנית שלך.
זה משפר את האמון על ידי: מראה למנהל ששקלת מה לעשות בקשר לדברים שעלולים לגרום לבעיות בפרויקט שלך וכי אתה מציב תוכניות להפחתת אי הוודאות והסיכון בפרויקט.
שלב 5: יישום
תוכנית ניהול הסיכונים שלך צריכה לכלול כעת מי יהיה אחראי לביצוע הפעולות להפחתת הסיכון עבור כל סיכון. כעת עליהם לעבוד באמצעות המשימות כך שתנהל באופן פעיל את הסיכונים הפתוחים.
זה משפר את האמון על ידי: להפגין שאתה וצוות הפרוייקט שלך יכולים לעקוב אחר מה שאמרת שתעשה. על ידי דיווח על מה שהגעת והסיכונים שהפחתת, זה מראה לצוות הניהול שלך שאתה רציני לספק ולעשות את מה שצריך כדי להגן על הפרויקט שלך כנגד בעיות.
לאחר שחלף סיכון - כאשר הוא כבר לא רלוונטי מכיוון שהוא קרה או שאינו יכול לקרות עוד - אתה יכול לסגור אותו ממרשם הסיכונים שלך.
הצבת תוכנית ניהול סיכונים זו לפרויקט יכולה להבדיל אותך ממנהלים אחרים. לבוס שלך יש את ההוכחות לכך שאתה יכול לחשוב בצורה אסטרטגית ויצירתית על מה שעלול לגרום לפרויקט שלך להתנתק, והכי חשוב - לעשות משהו בקשר לזה. אתה תהיה האדם שמנהל בעיות באופן פעיל לפני שהן מתרחשות, סוחף מחסומי דרכים והיה מוכן לכל דבר!
להראות כי הוא טוב בניהול סיכוני הפרויקט הוא דרך בטוחה להיראות כצמד ידיים בטוחות על ידי ההנהלה. אינך זקוק להמון ניסיון או אישורים כדי להתחיל לנהל את סיכון הפרויקט בהצלחה (אם כי קיימים כישורים רשמיים בניהול סיכונים). תהליך קל זה בן חמישה שלבים אומר בקרוב שניהול סיכוני הפרויקט מוטמע בתוכניות הפרויקט שלך.
