טיפים בנושא התחשבות בצוות ניהול פרויקטים
תוֹכֶן
- טפל באחריות בפגישת Kickoff
- הדגש את קשרי הגומלין בין משימות
- קבל התחייבויות ציבוריות על פריטי פעולה
- מעקב פומבי אחר פריטי פעולה
- התעמת עם ביצועים גרועים
- הסלמת בעיות ביצועים כשנדרש
אחריות, שהיא קריטית להצלחת כל פרויקט, אין פירושה שמנהל פרויקט צריך לבצע שמרטפות, מיקרוגליים או אנשים עם פעימות עיניים כדי לעשות דברים. טקטיקות כאלה גורמות לעיתים קרובות מריבה ואיבה כלפי מנהל הפרויקט. במקום להיות האדם היחיד האחראי על אנשים, גישה טובה יותר שמנהל הפרויקט יכול לנקוט בה היא להעצים את הצוות כולו לקיים את אחריות הפרויקט. להלן שש דרכים לבנות אחריות בפרויקט:
טפל באחריות בפגישת Kickoff
פגישת הפתיחה של הפרויקט היא זמן להלהיב את צוות הפרוייקט מהפרויקט ולקבוע ציפיות לאופן בו יפעל הפרויקט. הגדרת האחריות מראש כעקרון יסודי של הפרויקט היא קריטית.
בפגישת הפתיחה, נותן החסות לפרויקט ומנהל הפרויקט מבהיר את ציפיותיו. נותן החסות לפרויקטים מציין כיצד הם יתייחסו למנהל הפרויקט ואיך מנהל הפרויקט ייתן אחריות לכל אחד אחר.
האחריות לא נפסקת שם. בהתבסס על נקודות אלה מנהל הפרויקטים מאפשר לחברי הצוות לדעת שהם מצפים שיחזיקו בהם גם את מנהל הפרויקט. מנהל הפרויקט מציין גם כיצד הוא מצפה מחברי הצוות לתת דין וחשבון זה לזה. מעודדים קריאה זה לזה, כל עוד כל חברי הצוות שומרים על מקצועיות וכבוד כלפי הזולת.
הצהרות אלה מקימות מערכת ברורה של אחריות. מנהל הפרויקט אחראי בסופו של דבר להצלחת הפרויקט, אך כדי להצליח מנהל הפרויקט מצפה שכולם יהיו אחראים ויתייחסו זה לזה לאחריות.
הדגש את קשרי הגומלין בין משימות
פרויקטים כוללים כמעט תמיד משימות תלויות זה בזה. כמה דברים צריכים לקרות ברצף כדי שהפרויקט יצליח. כאשר מנהל פרוייקטים מפרט את פרטי הפרויקט לצוות, על מנהל הפרויקט להיות מכוון לגבי הדגשת האופן שבו המשימות מצטלבות.
לפעמים משימות פועלות במקביל. זה יכול לקרות מתוך הכרח או מתוך יעילות. לאחר סיום המשימות, מוצרי העבודה שלהם משמשים למשימה הבאה. מבנה האחריות עובד כמו בדוגמה שלמעלה. מי שעובד על המשימה שלאחר מכן, אחראי על אלה העובדים על המשימות הקודמות.
על ידי שמנהל הפרויקט מראה לחברי הצוות כיצד המשימות קשורות זו לזו ואיך כל חבר צוות צריך לעשות עבודה טובה לרווחת חברי הצוות האחרים, מנהל הפרויקט מתמרץ את חברי הצוות המחזיקים זה בזה באחריות.
אם חבר צוות אחד לא יכול להתחיל משימה עד שחבר צוות אחר יסיים את משימתו, לחבר הצוות התלוי יש אינטרס מוקדם בהצלחתו של חבר הצוות האחר, והוא יישא באחריותו של אותו צוות לצורך ביצועים באיכות גבוהה בזמן.
קבל התחייבויות ציבוריות על פריטי פעולה
אחת הסיבות שמנהלי הפרויקטים מקיימים ישיבות צוות היא לקבוע את הצעדים הבאים על סמך התקדמות הפרויקט. במידת האפשר, הדברים צריכים להתנהל על פי התוכנית, אך כאשר עולים סוגיות בלתי צפויות, יש לטפל בהן.
לא משנה מי יסכים לטפל בנושא, חבר הצוות שלוקח את המשימה, מנהל הפרויקט צריך לתעד מה יש לעשות ומתי יש לסיים אותו.
לאחר מכן יש לכלול את פריט הפעולה בהערות פגישה או ביומן של פריטי פעולה. פילוסופיות שונות של ניהול פרויקטים עושות זאת אחרת. המפתח הוא לרשום פריטי פעולה להתייחסות עתידית.
מעקב פומבי אחר פריטי פעולה
כאשר חברי הצוות מתחייבים, על הצוות כולו להיות מסוגל להסתמך על סיום המשימה. פירוט ההתחייבויות הללו הוא נהדר, אך יש להשלים את המשימות.
עם הקצאת המשימות, על מנהל הפרויקט לבצע מעקב כדי להבטיח שחברי הצוות ימלאו את מילתם. החלק הטוב ביותר בשיתוף באחריות הוא שמנהלי פרויקטים לא צריכים להיות הבחור הרע.
לאחר שמנהל הפרויקט יצר אווירה של אחריות, אין צורך שמנהל הפרויקט יעבור מישהו שלא עוקב אחריו. הדינמיקה הקבוצתית תדאג למצב. לחץ חברתי יכול לעבוד באופן חיובי. מנהל הפרויקט רק צריך להפנות תשומת לב לפריט הפעולה ולתת לאדם האחראי לדבר.
מעת לעת, ייתכן שמנהל הפרויקט יצטרך לשאול שאלות בדוקות מדוע לא התחייבה ההתחייבות, אך בדרך כלל, האדם האחראי יבוא על טעויות, חישובים שגויים או חסמים ויבצע התחייבות חדשה להשלמת פריט הפעולה המקורי אולי לכפר על כל הפסקת הביצוע.
התעמת עם ביצועים גרועים
הביצועים הגרועים של חבר צוות הפרויקט הם נושא שמנהלי הפרויקטים חייבים להתמודד איתו במהירות ובדיפלומטיה. אם חברי צוות פרויקטים אחרים רואים שביצועים גרועים נסבלים, המוטיבציה שלהם תטבע, וביצועיהם ככל הנראה יירדו בהתאם.
עם זאת, מנהלי פרויקטים לא יכולים להיות מסורי זיז שמצמצמים את הביצועים הגרועים כאשר הם אינם עומדים בציפיות. זהו מעשה איזון בין טיפול בדברים במהירות לבין הטיפול בהם באופן אנושי.
ביצועים לקויים לא נעלמים מעצמו. לא ניתן לאפשר להשתהות, ובכל זאת, על מנהלי הפרויקטים להקדיש למבצעים עניים זמן לתקן את התנהגותם לאחר שהובאה לידיעתם.
הסלמת בעיות ביצועים כשנדרש
אם הטיפול בביצועים גרועים אחד על אחד אינו עובד, מנהל הפרויקט צריך להסלים את הנושא לממונה על חבר הצוות. אם זה נכשל, ייתכן שמממן הפרויקט יצטרך להתערב.
לפני הסלמת נושא לספונסר הפרויקט, מנהל הפרויקט צריך למצות את כל האפשרויות האחרות. במקרה של ביצועים גרועים, מנהל הפרויקט צריך להיות ספציפי עם נותן החסות לפרויקט ולהמליץ על פיתרון הבעיה.
אם מנהל הפרויקט רוצה שאיש הצוות ייעץ על ידי מנהל שורה שנייה, למשל, מנהל הפרויקט צריך לומר זאת. אם מנהל הפרויקט רוצה שאיש הצוות יוחלף, מנהל הפרויקט צריך להגיש בקשה כזו. על מנהל הפרויקט לספק אפשרויות ולהדגיש את היתרונות והחסרונות של כל אפשרות.
