כיצד לפתח תוכנית למיקור חוץ
תוֹכֶן
הרבה דיונים על מיקור חוץ במדיה גורמים לו להראות מורכב, אבל זה די פשוט. אפילו בבתים שלנו, אנו "ממציאים" משימות רבות: בישול, שמירה על המדשאות שלנו וטיפול בילדים, רק אם נזכיר כמה. כשאין לנו את הזמן, המיקוד או הכישורים לבצע את העבודה בעצמנו, אנו מחפשים מישהו שיכול ומישהו שיעשה את העבודה במחיר שאנחנו יכולים להרשות לעצמנו לשלם. תאגידים עובדים באותה צורה, אף על פי שההחלטות שלהם עשויות להיות כרוכות בגורמים רבים יותר ומקבלי החלטות.
תהליך פיתוח
אך כשמשפחות מקבלות החלטות שונות, חברות יכולות לקבל החלטות שונות ומדהימות בנושא מיקור חוץ. אין תבנית שעובדת עבור כל הפירמות, אבל יש תהליך שכל הפירמות צריכות לקחת בחשבון:
הִתמַמְשׁוּת
בעבר, חברות רבות אולי אפילו לא ידעו מה היה מיקור חוץ. כיום, הם יודעים על מיקור-חוץ, אך יתכן שהם לא מבינים כמה תוכניות מיקור-חוץ (וגם דמויות-מיקור-חוץ) הם כבר מפעילים: מרכזי העתקה, אולמות דואר, ניהול מתקן, IT, ואפילו חלקים ממחלקה משפטית של תאגידים. מיקור חוץ יכול לא לפתור כל בעיה, אך לימוד על דור החוזים הקודם יזהה פרויקטים חדשים ויספק תובנה חשובה.
הגדרת מטרה
כדי להצליח ביצירת תוכנית מיקור חוץ, עליכם להגדיר יעדים ספציפיים, כמו להפחית את עלויות החברה הכוללות בחמישה אחוזים, להתמקד ביעילות עבור מיקום בודד, או להסתכל רק על פונקציות המבוצעות ביחידה עסקית אחת. יעדים אינם זקוקים לפרטים אדירים. ככל שחווית מיקור החוץ שלכם תגדל, ההגדרות ישתנו.
הִשׁתַתְפוּת
אתה זקוק למשתתפים מתחומי מומחיות רבים כדי לספק קלט לתוכנית, כדי לאמת הנחות ולספק שיקול דעת של מומחים. כשעוברים מתוכנית כללית לפרויקטים ספציפיים, תוכלו לחזור על תהליך זה וליצור תת קבוצות עם ידע ספציפי עוד יותר.
זיהוי
עכשיו כשיש לך יעדים ומומחים לזהות ולפרש מידע, הגיע הזמן לזהות פרויקטים ספציפיים לתוכנית מיקור החוץ שלך. כל חברה מפתחת קריטריונים שונים ומונעת על ידי תרבות כמו על ידי ניתוח פיננסי או תפעולי, אך ישנם קריטריונים נפוצים שעליכם לבדוק:
- החלטות קודמות: המשרד שלך ככל הנראה קיבל החלטות קודמות בנוגע לשימוש לא עובדים, כגון עובדים זמניים או חוזי שירות. עבוד עם רכש ו PMO שלך (משרד לניהול פרויקטים) לפרטים. ראה כיצד הם התייחסו לנושאים ברשימה זו, וקבצו לקחים שנלמדו.
- מומחיות: האם אתה מבצע פונקציות או מייצר מוצרים ללא מומחיות מספקת, או שאתה נתקל בבעיות בשמירת מנהלים? האם יש להנהלה הנוכחית תוכנית לטפל בבעיות הללו? אם לא, זה יכול להיות פרויקט מיקור חוץ טוב.
- איכות: גם אם יש בפונקציה אנשים בעלי כישורים נכונים ומנהלים מנוסים, יתכן שלא תקבלו את רמת השירות הדרושה לכם. האם המנהל מבצע סקרי לקוחות? מה הלקוחות אומרים על מוצרים או שירותים? פער באיכות או חוסר עניין בשירות לקוחות הם דגל נוסף למיקור חוץ.
- עֲלוּת: שירות איכותי במיוחד אינו בהכרח ערך טוב. איך ההשוואה בין העלויות שלך למתחרות? האם הפונקציה מפיקה דוחות חודשיים: עלויות יחידה, עלות תפעול, מגמות עלות רב-שנתיות? אם פונקציה זו אינה יכולה להפיק דוחות אלה, שירות במיקור חוץ עשוי לספק שקיפות רבה יותר בפעולות שלך.
- סוּלָם: כשתבחן את כל הפירמה שלך, תגלה תגליות לא צפויות רבות. השאר מרוכז! פרויקט אחד גדול הוא מועמד טוב יותר למיקור חוץ ממספר פרויקטים קטנים יותר. פרויקט גדול אחד זה ידרוש הרבה פחות משאבי ניהול וניהול. ערכו רשימה מקיפה, אך בחרו רק מועמדים אשר מספקים השפעה גדולה על גל הפרויקטים הראשון שלכם.
- בִּטָחוֹן: עכשיו יש לך רעיון טוב לפרויקטים פוטנציאליים. הגיע הזמן לסנן אותם לפי תקני אבטחה. אבטחה היא נושא מורכב ושנוי במחלוקת. תקנים שונים חלים על תעשיות שונות, וחברות מסוימות מודעות יותר לאבטחה מהמתחרות שלהן. הבן את הסטנדרטים הפנימיים והתעשייתיים, והגביל את פרויקטים במיקור חוץ בהתאם. כלול דיוניך משפטיים, IT, אבטחה ארגונית, ציות (אם זה חל) וכל מחלקות "סיכון".
- תעדוף: יש לקלוע כל פריט שלמעלה (ואולי גם מאפיינים אחרים), ואז יש להקצות לכל פרויקט "ערך מיקור חוץ" כולל. אין ספק, יתקיים דיון רב באילו מאפיינים הם החשובים ביותר, אם ציוניהם מדויקים, ואם יש לקחת בחשבון מאפיינים אחרים. אל תתפלאו אם תהליך זה נמשך חודשים ואף שנים.
- תִקשׁוֹרֶת: עד שתעדפת פרויקטים פוטנציאליים, קיימת המון פגישות ודיברת עם המון אנשים. צפו כי דיונים אלה יהיו מידע ציבורי במחלקות שאליהם מיקדתם למיקור חוץ. תמיד הניחו שדיונים אלה יגיעו לאוכלוסיית העובדים שלכם, לעיתים קרובות בזמן אמת. תקשורת ארגונית מחושבת בזהירות צריכה להיות מוכנה ומוכנה. לעולם אל תיתן לשמועות להפוך למקור טוב יותר מאשר עובדות.
מְבַצֵעַ
בסוף תהליך זה, תהיה לך תוכנית מיקור-חוץ ראשונית שלך. ישנם צעדים רבים נוספים בעת ביצוע תוכנית זו: אישור נתונים, יצירת ועדות משנה לפרויקטים ספציפיים, זיהוי ספקים, הפעלת טייסים, מתן חוזים וכדומה. עם זאת, פיתוח התוכנית שלך מספק לך את הצעדים הראשונים והחשובים ביותר.
