מיומנויות עבודה חשובות למזכירות משפטיות
תוֹכֶן
- איזה סוג של מיומנויות אתה צריך להיות מזכיר משפטי?
- סוגי כישורי מזכיר משפטי
- כישורי טכנולוגיה
- כישורים בינאישיים
- תקשורת בכתב
- יכולות ארגוניות
- כישורי תמלול
- תשומת לב לפרטים
- היכרות עם מסמכים משפטיים וטרמינולוגיה
- עבודת צוות
- כישורי ריבוי משימות
- כישורי מחקר
- מיומנויות משפטיות נוספות
- כיצד לגרום למיומנויות שלך להתבלט
לא להתבלבל עם פרלגליות, מזכירות משפטיות ממלאות תפקידים חיוניים במשרדי עורכי דין ברחבי הארץ. בעוד שכלי-משפט עובדים לרוב בתפקידי עורכי דין בפיקוח עורך-דין, מזכירים משפטיים חייבים לעקוב אחר כל הפרטים המעגלים את משרד עורכי הדין.
החוק היה ותמיד יהיה עולם של קלטת ראשית וסמנטיקה. על עורכי דין להיות ערוכים לחלוטין לכל הליך משפטי. כיוון שכך, עורכי דין ומשפטי זוגיות כאחד תלויים במידה רבה במזכירותיהם החוקיות.
איזה סוג של מיומנויות אתה צריך להיות מזכיר משפטי?
תפקידם של מזכירות משפטיות, המכונה גם עוזרים אדמיניסטרטיביים של עורכי דין או עוזרים משפטיים, התפתח בשני העשורים האחרונים. כמו כל דבר אחר, הטכנולוגיה ממשיכה להפוך את משרד עורכי הדין המסורתי.
מזכירות משפטיות צריכות להתעלות מעל תפקידים קונבנציונליים של הקלדה ומענה לטלפונים לפיקוח על פעילויות בעלות ערך גבוה בין עורכי דין ללקוחות ובכל הקשור להליכים משפטיים.
מזכירות משפטיות עושות את מה שעוזר כל מנהלי יכול לעשות, אלא שהעולם המשפטי מעט מפותל יותר. עדיפות לכל המועדים, ופרט מינורי שמתעלם ממנו עלול לסכן את מקרה הלקוח או לזכות בפעולה משפטית מצד עורכי דין מנוגדים.
סוגי כישורי מזכיר משפטי
תפקידי המזכירה המשפטית התפתחו עם הזמן. כישורים אלה יסייעו לכם להצליח במשרדי עורכי דין יחידים ומשרדי עורכי דין.
כישורי טכנולוגיה
לעורכי דין רבים אין זמן ומומחיות להפעלת טכנולוגיות של משרד עורכי דין בצורה טובה. הם מסתמכים על מזכירות משפטיות מנוסחות טק כדי לבצע מגוון משימות מבוססות מחשב כגון: בניית גיליונות אלקטרוניים, הכנת מצגות, ביקורת גיליונות זמנים, ניהול חשבוניות, יצירה / הקלדת מסמכים, שמירת לוחות שנה ומעקב אחר מועדים.
לפיכך, למזכירות משפטיות הבקיאות במגוון יישומי תוכנת מחשבים יהיו הזדמנויות הקריירה הגבוהות ביותר. כמה מהטכנולוגיות הנפוצות ביותר שעל מזכירות משפטיות לשלוט בהן כוללות:
- תוכנת עיבוד תמלילים
- Microsoft Office Suite
- הַצָגָה
- ניהול מידע
- ארגון קבצים דיגיטליים
- תוכנת גיבוי נתונים
- חיוב
- חשבוניות
- תַעֲתוּק
- הוצאת שולחן עבודה
- שיחת ועידה בוידאו
- ניהול דוא"ל
כישורים בינאישיים
מזכירות משפטיות מקיימות אינטראקציה מדי יום עם עורכי דין, בעלי דין, עובדים, לקוחות, סנגורים, אנשי שיפוט, ספקים ועוד.
לפיכך, כישורי בינאישי ותקשורת מהשורה הראשונה הם חיוניים. בנוסף ליצירת קשר פנים אל פנים, מזכירות מתקשרות באמצעות דואר אלקטרוני, טלפון ומערכות ועידת וידאו.
- קבלה
- ניווט טלפוני
- תקשורת מילולית
- אינטליגנציה רגשית
- יוזמה
- רִשְׁמִיוּת
- מֵסַב
תקשורת בכתב
האם אתה חושב שעורכי דין מרכיבים התכתבויות בכתב משלהם? תחשוב שוב. מזכירות משפטיות אחראיות לעיתים קרובות על עריכת התכתבויות שגרתיות ומגישות תזכירים, בנוסף להגהה של מסמכים משפטיים לצורך הפצרות, תקצירים, גילוי ומטרות עסקיות.
כתיבה היא חלק בלתי נפרד מתפקיד המזכירה המשפטית; אלה שמפתחים כישורי כתיבה חזקים יהפכו הכרחיים לעורכי הדין שהם מסייעים להם.
- הרכב דוא"ל
- בעקבות תבניות מסמכים קפדניות
- תשומת לב לפרטים
- מכתבי כריכה
- כישורי דקדוק חזקים
- תַעֲתוּק
יכולות ארגוניות
עורכי הדין אינם מאורגנים באופן ידוע לשמצה. מכיוון שמזכירות משפטיות הן הגבר או האישה ה"ימנית "של עורך הדין, מיומנויות ארגוניות חיוניות לניהול יעיל של פרקטיקת משפט או מחלקה משפטית תאגידית.
מזכירות משפטיות צריכות לשמור על תיקים נייר ואלקטרוניקה, לנהל פרויקטים, לעקוב אחר מועדים מרובים, לקיים לוחות שנה, לתאם פגישות, לארגן אירועים ולשמור על הכל מסודר ונגיש.
- תשומת לב לפרטים
- ניהול לוח שנה
- ניהול קבצים
- ניהול מידע סודי
- תַעֲתוּק
- תהליך אריזה ושליחת מסמכים משפטיים
- קבלת וארגון תצהירים
- הערה לוקח
כישורי תמלול
כישורי תמלול הם יסוד לתרגול מזכירות. בנוסף למהירות ההקלדה המהירה (דרישות המעסיק משתנות בין 50 ל- 100 מילים בדקה), נדרשים כישורי האזנה פעילים בכדי להבין קבצי תכתיב קולי.
כישורי דקדוק, איות, אוצר מילים ושפה נחוצים כמו גם הבנה של המינוח המשפטי. כאמור, על מזכירות להיות בקיאות ביישומי עיבוד תמלילים וציוד תמלול.
- שמיעה אקטיבית
- הקלדה
- תוכנת עיבוד תמלילים
- התקני הקלטת שמע
- זיכרון
- תקשורת בכתב
תשומת לב לפרטים
תשומת לב לפרטים היא קריטית במקצוע המשפט. לדוגמה, הקלדת 600,000 $ בהצעת הסדר במקום 60,000 $ עשויה לעלות ללקוח שלך. מזכירות משפטיות מטפלות בפרוטוקולים של התנהלות המשפט היומיומית, ותשומת לב לפרטים חשובה כמעט בכל משימת מזכירות, החל בעריכה והגהה של מסמכים וכלה בתזמון ישיבות ולוחות זמנים.
- הערה לוקח
- קַשׁוּב
- ביקורת
- נימוק אינדוקטיבי
- נימוק דדוקטיבי
- הזנת נתונים
- דיוק
- יזום
היכרות עם מסמכים משפטיים וטרמינולוגיה
מה ההבדל בין מזכירה לבין אמשפטי מזכיר? מזכירות משפטיות מכירות את כל הדברים הקשורים להליכי משפט והליכי משפט. מונחים כמו "זימון זימון", "pro se" ו- "voir dire" אינם מבלבלים בין מזכירות משפטיות.
הם מבינים את הניואנס של ההליך המשפטי ויודעים ליצור ולעצב תעודות, גילוי ומסמכי עסקאות.
- תקציר המשפט
- אמיקוס בקצרה
- תקציר הערעור
- תגובה בקצרה
- חוקרים
- הליך ערעור
- צוואות ובחינות
- תלונות משפטיות, ערעורים ותשובות משפטיות
- מעשה ביטול
- מעשה אחריות
- מבקש זימונים
עבודת צוות
עבודת צוות היא קריטית לתפקיד מזכירות משפטיות באספקת שירותים משפטיים. בכל הגדרות התרגול - ממחלקות משפטיות גדולות ועד למתרגלים בודדים - על מזכירות משפטיות להתמודד עם עורכי דין, פרלגאלים, מזכירות, פקידות תיקים, ספקים ואחרים בכדי לספק שירותים משפטיים בצורה יעילה.
המזכירות המשפטיות היעילות ביותר יודעות להסתדר עם עמיתים לעבודה ולשתף פעולה עם צדדים שלישיים כדי לבצע את העבודה.
- שמיעה אקטיבית
- תקשורת מילולית
- תקשורת בכתב
- רגישות לבעיות
- שיתוף פעולה
כישורי ריבוי משימות
מרבית המזכירות המשפטיות עובדות עבור יותר מאדם אחד ביותר מתיק אחד.
ביצוע משימות מרובות בו זמנית צריך להיות בעל אופי שני למזכיר משפטי מוסמך.
הם יודעים ללהטט בין משימות מרובות וסדרי עדיפויות מתחרים וכיצד לנהל עומסי עבודה הולכים וגדלים במשרד עורכי הדין העמוס היום בו אדם אחד מבצע לעתים קרובות את תפקידם של שלושה.
- תשומת לב לפרטים
- ניהול זמן
- עדיפות
- מִשׁלַחַת
- תזמון
- סובלנות מתח
כישורי מחקר
מזכירות משפטיות מבצעות מחקר אינטרנטי למגוון משימות כמו איתור הוראות, איסוף מידע על לקוחות, חקר התחרות ואיתור עדים מומחים.
מזכירות משפטיות רבות, ובמיוחד במשרדי עורכי דין קטנים, מבצעות גם חובות משפט משפטי, כולל מחקר משפטי, מציינות בדיקה ומעקב אחר דיני ההלכה. לימוד פלטפורמות מחקר משפטיות כמו Westlaw או Lexis / Nexis יכול להעניק לך יתרון תחרותי.
- הבנת הנקרא
- ראיונות
- הערה לוקח
- מבחין במגמות
- ניתוח נתונים
- נימוק אינדוקטיבי
- נימוק דדוקטיבי
- תוכנת דיני מחקר
מיומנויות משפטיות נוספות
- פתרון תקלות
- ניהול מדיה חברתית
- הַגָהָה
- מתרומם
- טיוטה
- אִיוּת
- שימוש נכון במנועי חיפוש
- כתיבת דו"ח
- הפקת כתב יד סופית
- סימונים
- פיתוח ושמר על נהלי הפעלה סטנדרטיים (SOP)
- מועדים מועדים
- רב לשוני
- יְדִידוּת
- סְגִילוּת
- יְעִילוּת
- חשיבה ביקורתית
- הענות
- הַנהָלַת חֶשְׁבּוֹנוֹת
- מִקצוֹעִיוּת
- שירות לקוחות
- כּוֹשֵׁר הִתאוֹשְׁשׁוּת
- הסכמי טרום משפט
- מכונות פקס
- שמירה על ספריות משפט
- נהל תיקים
- LexisNexis
- PACER
כיצד לגרום למיומנויות שלך להתבלט
הוסף כישורים רלוונטיים לקורות החיים שלך:הקפד להדגיש את הכישורים לעיל בסיכום ובהיסטוריית העבודה שלך. למשרדי עורכי דין אכפת מהניסיון שלך ותשומת לב לפרטים, במיוחד באופן בו אתה בונה את קורות החיים שלך.
הדגש מיומנויות במכתב השער שלך:אל תבזבזו מילים במכתבכם. מכיוון שיצירת מכתבי כיסוי היא חלק משמעותי מתפקידך כעוזר משפטי, דבק בעניין והפגין את יכולתך להיות ברורה וישירה.
השתמש במילים מיומנות בראיון העבודה שלך:היו מוכנים לדון בסוגי פרויקטים שניהלתם בתפקידים אחרים מבלי להפר את סודיות הלקוח במשרדי עורכי דין אחרים. אל תפחד לתאר כיצד השתמשת בכישורים שלמעלה בתפקידים אחרים מחוץ לעולם המשפט אם התרחיש חל על התפקיד שאתה מחפש.
