נוהלי ניהול פגישות עוזרים בשיפור הפרודוקטיביות

תוֹכֶן

• מפתח לניהול ישיבות - סטנד PAT
• התחל את הפגישות שלך בזמן
• שמור את הפגישה בנושא
• שמור והפיץ הערות / דקות פגישה
• בשורה התחתונה

אנו מבלים הרבה מחיי העבודה שלנו בפגישות. במקרים רבים, נוהלי ניהול פגישות לקויים גורמים לשימוש בלתי פרודוקטיבי בזמן המשתתפים. במאמר קשור אנו מציעים הנחיות להפיכת חמישה תרחישי מפגש נפוצים לאירועים יצרניים. להלן רעיונות נוספים לתמיכה בחיזוק השירותים, התפוקה וההשפעה של הישיבות.

מפתח לניהול ישיבות - סטנד PAT

יש מנהלים המעסיקים P.A.T. גישה לפגישות, הדורשת א עמטרה, an אגנדה, ו טמסגרת. התחמשות המשתתפים בנקודות ההקשר הקריטיות הללו לקראת הפגישה מבטיחה שאנשים יגיעו מוכנים להשתתף ותומכים בכוונה הכוללת של המפגש. P.A.T. ברור. מתאר עוזר להבטיח הפעלה יצרנית.

אתה אמור להיות מסוגל להגדיר את מטרת הפגישה במשפטים 1 או 2 לכל היותר. "פגישה זו היא לתכנן את קמפיין השיווק החדש" או "פגישה זו היא לבחון את המדיניות החדשה של שילוח לטיפול בתשואות." המטרה עוזרת להבטיח שכולם יודעים מדוע הם שם, מה צריך לעשות ואיך להנחות את ההתקדמות ולדחוף למסקנה.

קבע סדר יום. פרט את הפריטים שאתה הולך לבדוק / ​​לדון / לבדוק. אנו רוצים להקצות מגבלת זמן לכל פריט בסדר היום (ראה להלן) ולזהות את מי שאחראי על ניהול הדיון. הגדר מסגרת זמן; לכל הפחות קבעו זמן התחלה וסיום. אנו ממליצים גם לקבוע משך זמן עבור כל פריט בסדר היום. אלה אמורים להסתכם לאורך זמן הפגישה הכולל.

התחל את הפגישות שלך בזמן

אם אתה עובד באחת מאותן תרבויות בהן אנשים מתגנבים למפגשים לאורך כל הדרך עד חמש או עשר דקות לאחר שעת ההתחלה המתוכננת, הגיע הזמן להתחיל טרנד חדש. משרד אחד מעודד את מנהליו לסגור את הדלת בשעה ההתחלה המתוכננת, ומי שאיחר לא מוכן להגיע. למרות שזה עשוי להיות יותר דרקוני מכפי שאתה מעוניין לפעול, לא אמור להיות לך שום נקיפות מצפון לגבי הסדר של הפגישה, סקירת המטרה ואישור ציפיות ותזמון.

אל תחכה לחרדים יופיעו. כשמישהו מגיע באיחור, אל תחזור לבדוק מה כבר כיסה. המשך עם נושאי הפגישה שלך. זה יהיה מביך עבור המתמודד וישפר את הסיכויים שהוא / היא יגיעו בזמן לפגישה הבאה.

אם מארגן הפגישות / נותן החסות לא מופיע בזמן, קחו בחשבון את הפגישה שבוטלה וחזרו לעבודה. זמן המתנה של חמש עד שבע דקות הוא סביר. הסיכויים הם, שמארגן הפגישות נקלע לקושי בלתי צפוי והעדיף שלא לבזבז את זמנך בהמתנה לו / לה.

שמור את הפגישה בנושא

נוהג טוב הוא להקצות למישהו את התפקיד לשמור על כולם על המסלול במהלך הפגישה. לעתים קרובות מדי, הדיונים נסחפים ואז מתמעטים אל מערבולת של דעות, רעיונות, עובדות ורגשות. במקום זאת, הקצו את התפקיד והודיעו לכל מי שנכח כי אדם זה יתערב אם וכאשר הדיון יתחיל לסדר היום ולפריט הדיון הספציפי. בחלק מפירמות מכונה תפקיד זה בשם "חבל התעבורה", ובאחרים "שומר הנושאים". ללא קשר לתווית, התפקיד מועיל מאוד בחיזוק היעילות והפרודוקטיביות של הפגישות שלך.

אם עולים נושאים נוספים שאינם מסדר היום אך חשוב לדון בהם, יש לתפוס אותם בבירור ולהכניס אותם ל"חניון "לצורך שיקול ודיון עתידי או לישיבה נפרדת. בעל המפגש שומר לעצמו את הזכות לאפשר דיון סוער במינון אם הוא תומך במטרה הכוללת של הפגישה.

שמור והפיץ הערות / דקות פגישה

מישהו, מלבד מארגן הישיבות, צריך לרשום פרוטוקולים מהפגישה. הקלטה טובה של הדקות תכלול:

• זמן מפגש, תאריך, מיקום
• תיאור המטרה
• העתק של סדר היום
• רשימת המשתתפים ורשימת המשתתפים
• פירוט סיכום מפורט של מסקנות, פריטי פעולה, אחריות ותאריכים להשלמתם. רבים מהבולטים משתמשים בסדר היום כמדריך לרישום המסקנות והמעשים.
• פגישת מעקב מתוכננת במידת צורך.

באופן אידיאלי, הפץ את תווי הפגישה בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה ובאופן מוחלט תוך יום עסקים אחד. הפרוטוקולים וההערות משמשים תזכורת חשובה למשתתפים כמו גם כמקור מידע לבעלי עניין אחרים או, למי שפספס את הפגישה. הדקות הן כלי נהדר למינוף כדי להזכיר לאנשים ולצוותים את פעולות המעקב המחויבות שלהם.

בשורה התחתונה

ייתכן שפגישה תביא לתוצאה חיובית, תעזור להניע פרויקטים ואנשים קדימה, פשוט אל תסמכו על זה. חריצות מסוימת וחיזוק מכוון של טכניקות ניהול הישיבות שלך ישפרו את הסיכוי שלך להשיג תוצאה נהדרת.