רשימת מיומנויות עוזרות של Office ותחומי אחריות
תוֹכֶן
ניתן למצוא משרות עוזרות משרד (בדומה לעוזרים אישיים) בכל הענפים, וחולקות מערך מיומנויות גדול למדי. עוזרי משרד ידועים לעתים כמזכירות או כעוזרים מנהליים, אך מה שהם עושים זה לסייע בתפקודו של משרד. בין אם המשרד שייך למשרד עורכי דין, פרקטיקה רפואית, מוסד חינוך או תאגיד, הצרכים דומים; מישהו צריך להגיש רשומות, לשמור על לוחות זמנים ולדאוג לתקשורת שגרתית בשם האנשים המשתמשים במשרד. שמישהו יכול להיות אתה.
האחריות לתפקיד עוזר משרד
בעוד שתפקידי עוזרי המשרד בדרך כלל דומים זה לזה, התפקיד עדיין משתנה - זה פשוט משתנה מיום ליום, ולא ממשרד למשרד. היום אתה יכול להתנהג כפקיד קבלה, מחר עשוי לדרוש תיקון מדפסת ויום אחרי זה תצטרך להכניס את כל ארון התיוק למאה העשרים ואחת. תצטרך להגדיר מיומנות רחבה מאוד כדי להצליח.
עוזרי המשרד הם מהגיבורים הגדולים והבלתי מושבעים של עולם העסקים, מכיוון שכשאתה עושה את העבודה שלך נכון, אף אחד לא שם לב - נראה כי המשרד מנהל את עצמו. אבל יש אנשים שנהנים מהעבודה המהירה אך הגמישה, מהתחושה של להיות לב כל דבר. ומזכירה טובה עדיין יכולה למצוא עבודה כמעט בכל מקום ובכל סוג של ארגון.
כיצד להשתמש ברשימות מיומנויות
אתה יכול להשתמש ברשימות מיומנויות אלה לאורך כל תהליך חיפוש העבודה שלך. ראשית, שמות המיומנויות הללו מתפקדים כמילות מפתח, לכן השתמשו בכמה שרק תוכלו לכתוב בעת קורות החיים שלכם. אל תסתמך על שכירת מפקחים כדי להבין שיש לך את מה שהם רוצים, תגיד להם ישירות.
שנית, אתה יכול להשתמש באותן מילות מפתח באות המכתב שלך. התמקדו באופן ספציפי באלה שהמעסיק הפוטנציאלי שלכם דואג להם ביותר. תצטרך לעשות את המחקר שלך, מכיוון שלמרות שעבודות עוזרות משרדיות דומות לרוב, מפקחי שכירת עובדים משתנים בסדר העדיפויות שלהם. תיאור התפקיד ככל הנראה יכלול רשימת מיומנויות נדרשות. שימו לב לזה.
לבסוף, תוכלו להשתמש בדיון זה כדי לתכנן את הראיון. ודא שיש לך מוכן לפחות דוגמא אחת לזמן שהפגנת כישורים מכל קטגוריה הרשומה כאן.
זה עשוי גם לעזור לבחון את רשימות המיומנויות שלנו המפורטות לפי תפקיד וסוגי מיומנות.
מיומנויות עוזרות מובילות במשרד
מיומנויות תקשורת מילוליות: תקשורת היא מיומנות רכה קריטית עבור עוזר משרד. יהיה עליכם לקיים אינטראקציה עם המפקח שלכם, עם אנשי המשרד העמיתים שלכם, עם אנשי המקצוע שאתם עוזרים, ואולי עם לקוחות או אנשים במשרדים אחרים של אותו ארגון. כולכם עובדים כצוות, ואתם מרכזת התקשורת העיקרית שלו. תצטרך להיות עליזה, מועילה, מושכלת, מתנסחת ומאזינה טובה בכל יום.
- ענה לטלפונים
- קשרי לקוחות
- תִקשׁוֹרֶת
- העברת שיחות טלפון
- לקיחת הודעה
- ניתוב שיחות טלפון
- מֶרכָּזִיָה
- טֵלֵפוֹן
- תקשורת מילולית
כישורי תקשורת בכתב: רוב עוזרי המשרד כותבים הרבה. הם עשויים לכתוב תזכירים, למלא טפסים, או לנסח מכתבים או מיילים. יש שיוצרים תוכן לאתר החברה או עורכים טקסט לאחרים. תקשורת כתובה ברורה ומקצועית היא חובה.
- הִתכַּתְבוּת
- אימייל
- דוֹאַר
- דיוור
- הקלדה
- עבוד תמלילים
- תקשורת בכתב
יְדִידוּת: עוזר משרדי יכול להיות האדם הראשון שהלקוח רואה עם כניסתו למשרד. אם במקרה התושב הראשי של המשרד נמצא בחוץ ברגע זה, העוזר במשרד יכול להיות האדם היחיד שהאורח מתקשר איתו. עליכם להיות מוכנים לקבל את פני כל מבקר בחיוך ובמילה חביבה ולעזור להם בכל מה שהם צריכים עד כמה שתוכלו. אז כישורים בינאישיים טובים הם הכרח.
- שירות לקוחות
- הכוונת מבקרים
- גָמִישׁ
- יְדִידוּתִי
- בברכה אורחים
- בינאישי
- גישה חיובית
- מהימנות
- מבקרים בברכה
כישורי טכנולוגיה: בימים עברו, מזכירות עשו הרבה הקלדות. הזמנים השתנו וכך גם הטכנולוגיה, אך עוזרי המשרד עדיין יכולים לצפות לבלות זמן רב מול מקלדת. במקום מכונת כתיבה, תצטרך לדעת את דרכך במגוון יישומי תוכנה. גם הידיעה כיצד לעשות קצת תמיכה טכנית בהירה ואיך לתקן מדפסת סוררת-כוח אינה פוגעת.
- מַחשֵׁב
- לְהִצטַיֵן
- מרשתת
- מיקרוסופט אופיס
- מייקרוסופט וורד
- ספרי QuickBooks
- טֶכנוֹלוֹגִיָה
אִרגוּן: עוזרי משרד חייבים להיות מאורגנים בצורה קיצונית בכדי לנדנד למשימות הרבות שלהם. תצטרך לעזור לשמור על אנשים אחרים גם הם מאורגנים, מלשמור על לוחות שנה וכלה בשמירה על המשרד.
- תמיכה מנהלית
- מינויים
- חיוב
- לוחות שנה
- מִשׂרָדִי
- הזנת נתונים
- מסירת דואר
- תיוק אלקטרוני
- דוחות הוצאה
- תיוק
- פעולות דלפק הקבלה
- טיפול בכסף
- חובות משרד
- ציוד משרדי
- מלאי ציוד משרדי
- ציוד משרדי
- תמיכה משרדית
- אִרגוּן
- ניירת
- משלוח
כישורי פתרון בעיות: פתרון בעיות או כישורי חשיבה ביקורתיים חשובים עבור כל עוזר משרדי, מכיוון שלעתים קרובות אתה תהיה האדם שאחרים מגיעים אליו עם שאלות או סוגיות.
- תיאום פעילויות משרד
- פגישות
- כישורי פתרון בעיות
- השב לפניות
- תזמון
- סינון והפניית שיחות
- גיליונות אלקטרוניים
- עבודת צוות
- ניהול זמן
- הסדרי נסיעות
