ניהול פרויקטים בסיסי 101
תוֹכֶן
- מהי ניהול פרויקטים?
- מרכיבי הפרויקט
- המרכיב החשוב ביותר: היקף
- אֶמְצָעִי
- זְמַן
- כֶּסֶף
- ניהול פרויקטים הוא אמנות ומדע
ניהול פרויקטים הוא אחד המרכיבים הקריטיים ביותר בעסק מצליח. זה משפיע על הכנסות והתחייבויות, ובסופו של דבר הוא מקיים אינטראקציה עם שביעות רצון של לקוחות או לקוחות. לחברה שלך עשוי להיות פרויקט אחד בלבד בעבודות בכל פעם, בעוד שתאגידים וגופים גדולים יותר עשויים ללהטט כמה פרויקטים בבת אחת. מעצם טבעם, הפרויקטים הם זמניים.
פרויקטים הם אמצעי לעבר מטרה, ובסופו של דבר המטרה תושג. העסק שלך עשוי לעבור לפרויקט אחר ... או לא. יכול להיות שזה היה יעד חד פעמי.
פרויקטים מעוררים צורך גובר בכוח העבודה. המכון לניהול פרויקטים העריך כי במהלך תקופת 2010-2020 יתווספו ברחבי העולם יותר מ -15 מיליון תפקידים חדשים לניהול פרויקטים.
מהי ניהול פרויקטים?
ניהול פרויקטים הוא לא כל הפעילות של החברה שלך. זהו רק קטע אחד, פרויקט מוגדר עם תוכנית מפורטת כיצד אתה והעסק שלך עומדים להשיג מטרה זו. זו תוכנית המפורטת בסדרת צעדים, שכל אחד מהם חשוב כמו האחרים. עליכם להשיג אחד כדי לעבור כנדרש למשנהו.
חשבו על ניהול פרויקטים כסולם שאתם חייבים לטפס עליו. אתה לא יכול לדלג לראש. עליך לקחת את זה בטלפון על ידי צליל למען היעילות המרבית. על הצוות שלך ליישם את הכלים העומדים לרשותם כמו גם את המומחיות והידע שלהם כדי לבצע כל שלב ולעבור לשלב הבא.
די קל לומר שאתה רוצה להגיע לתיבה A, אז אתה הולך לעשות 25 צעדים בכיוון זה. אך עליכם גם לקחת בחשבון שיקולי זמן בתכנית הפרויקט שלכם, וסביר להניח שתצטרכו לעבוד במסגרת תקציב. אתה יכול לסרוק את 25 הצעדים האלה או שאתה יכול לרוץ. זה תלוי כמה מהר עליכם להגיע לשם כדי לסיים את הפרויקט בהצלחה. אתה יכול לחסוך כסף על ידי נסיעה ברגל, או שאתה יכול לשכור נהג. זה תלוי בתקציב שהקציתם לפרויקט.
אין גישה, מערכת או תוכנית בגודל אחד המותאם לכל. לכל פרויקט שאתה וחברתך מתמודדים יהיה קרוב לוודאי את ציר הזמן, המטרה והתקציב שלו. לכן זה כל כך קריטי שמנהל פרויקטים מנוסה ומוכשר יהיה במקום לנהל את התוכנית.
מרכיבי הפרויקט
מנהל פרויקט מצליח חייב לנהל בו זמנית ארבעה אלמנטים בסיסיים בפרויקט. אלמנטים אלה קשורים זה בזה.
- תְחוּם: זה כרוך בגודל, ביעדים ובדרישות של הפרויקט.
- אֶמְצָעִי:תזדקק לאנשים, ציוד וחומרים במקום.
- זְמַן: זה לא מתייחס רק לכמה זמן ייקח הפרויקט בסך הכל. יש לחלק אותו למשכי זמן, תלות ונתיב קריטי.
- כֶּסֶף:הבינו היטב את העלויות, המקרים והרווח.
המרכיב החשוב ביותר: היקף
היקף הפרויקט הוא ההגדרה של מה הפרויקט אמור להשיג ואת תקציבי הזמן והכסף שנוצרו כדי להשיג יעדים אלה. לכל שינוי בהיקף הפרויקט חייב להיות שינוי תואם בתקציב, בזמן, במשאבים או בשלושתם.
אם היקף הפרויקט הוא לבנות מבנה שיכלול שלושה יישומונים בתקציב של 100,000 דולר, צפוי מנהל הפרויקט לעשות זאת. אם היקף השתנה לבניין לארבעה יישומונים, על מנהל הפרויקט להשיג שינוי מתאים בזמן, בכסף ובמשאבים.
אֶמְצָעִי
ישנם שלושה היבטים של הבנת משאבים וניהולם: אנשים, ציוד וחומרים.
מנהל פרויקט מצליח צריך לנהל ביעילות את המשאבים שהוקצו לפרויקט, כולל חברי צוות הפרויקט, צוות הספקים וקבלני המשנה. עליו לוודא שלעובדיו יש את הכישורים והכלים הדרושים להם כדי להשלים את המשימה, ועליו לפקח ללא הרף אם יש לו מספיק אנשים במקום כדי להשלים את הפרויקט במועד האחרון. תפקידו להבטיח שכל אדם יבין את המשימה ואת מועדי הפרויקט.
החבר הבכיר בכל קבוצת עובדים מדווח למנהל הפרויקט כאשר הוא מנהל עובדים ישירים, אך לעובדים יתכן גם מנהל שורה המספק הכוונה טכנית. במצב ניהול מטריצות כמו צוות פרויקט, תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לספק כיוון פרויקט למנהלי הקווים. ניהול קבלני משנה לעבודה פירושו בדרך כלל ניהול הובלת הצוות עבור העובדים קבלני המשנה, שבתורם מנהלים את אותם עובדים.
מנהל פרויקט צריך לרוב לרכוש ציוד וחומרים ולנהל את השימוש בהם גם כך שהצוות יוכל לפעול ביעילות. הוא אחראי על כך שהציוד והחומרים המתאימים יהיו במיקום הנכון בזמן הנכון.
זְמַן
שלושת האלמנטים בניהול זמן מוצלח הם משימות, לוח זמנים ומסלול קריטי.
בנה את לוח הזמנים של הפרויקט על ידי רישום, לפי הסדר, את כל המשימות שצריך להסתיים. חלקם חייבים להיעשות ברצף בזמן שאחרים יכולים לחפוף או להיעשות במקביל. הקצה משך זמן לכל משימה. הקצה את המשאבים הנדרשים. קבעו קודמים - אילו משימות חייבים להסתיים לפני אחרים - וממשיכים, את המשימות שלא יכולות להתחיל עד לאחר השלמת כל משימה זו. לפעמים מכונה היבט זה של ניהול פרויקטים ניהול מפלים מכיוון שמשימה אחת עוקבת אחר סדר בסדר פחות או יותר.
תוכנת ניהול פרויקטים יכולה לפשט את משימת היצירה והניהול של לוח הזמנים של הפרויקט.
בחלק מהמשימות יש מעט גמישות בתאריכי ההתחלה והסיום הנדרשים שלהם. זה נקרא "לצוף". למשימות אחרות אין גמישות. יש להם אפס ציפה. קו בין כל המשימות עם אפס ציפה נקרא נתיב קריטי. יש להשלים את כל המשימות בנתיב זה - ויכולות להיות נתיבים מרובים ומקבילים בזמן אם הפרויקט יגיע למועד האחרון. משימת ניהול המפתח העיקרית של מנהל הפרויקט היא ניטור הדרך הקריטית.
כֶּסֶף
שלושת השיקולים בניהול כסף הם עלויות, מגבלות, ורווח.
לכל משימה יש עלות, בין אם זה שעות העבודה של מתכנת מחשבים או מחיר הרכישה של חצר מעוקב של בטון. כל אחד מהעלויות הללו נאמד ומסתכם בעת הכנת תקציב הפרויקט.
הערכות מסוימות יהיו מדויקות יותר מאחרות. לכן, על תקציב הפרויקט לכלול דמי מגירה - כסף המופקד בתקציב "למקרה" שהעלות בפועל של פריט שונה מאוד מההערכה.
רווח הוא הכסף שהחברה רוצה להרוויח מהמשימה. זה ממוקם מעל העלות.
כך שתקציב פרויקט מורכב מהעלות המשוערת, בתוספת המגירה, בתוספת כל רווח. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשמור על העלות בפועל על העלות המשוערת או מתחת לה ולמקסם את הרווח שהחברה מרוויחה מהפרויקט.
ניהול פרויקטים הוא אמנות ומדע
ניהול פרויקטים מוצלח נוקט בפועל. רעיונות אלה יכולים להעניק לך הבנה בסיסית של ניהול פרויקטים אך רואים בכך רק התחלה. אם מסלול העבודה או הקריירה שלך כולל ניהול פרויקטים, ואם ברצונך לשפר את כישוריך, דבר עם מנהלי פרויקטים מצליחים, קרא ותרגול. ניהול פרויקטים יכול להיות קריירה מתגמלת מאוד.
