כיצד לארגן אירוע מדיה מצליח
תוֹכֶן
- התחל עם הודעה לעיתונות
- צפו בשיחות הטלפון
- תכנן את זמן האירוע בזהירות
- אל תנסה לעשות הכל
- הקל על כניסה (ויציאה)
- קחו למשל את הוויזואליות
- אל תשכח ערכת עיתונות
- ודא שאיש הקשר שלך בתקשורת זמין
- השתמש בעובדים עם ניסיון
- הכן את הצהרתך לפני כן
- מה אם הכתב לא מציג?
אחת הדרכים הקלות ביותר עבור החברה שלך לקבל חשיפה חופשית למדיה - המכונה לעתים קרובות "מדיה מרוויחה" - היא באמצעות אירועי מדיה. בין אם אתם מתאגדים עם מספר ספונסרים שיעזרו למזל המזל פחות, או מקיימים מסיבת עיתונאים כדי להכריז על פרסום מוצר, ישנם צעדים מסוימים שעליכם לבצע כדי לארגן אירוע תקשורתי מצליח.
התחל עם הודעה לעיתונות
שליחת הודעה לעיתונות תעזור לתקשורת להחליט אם הסיפור שלך מספיק ראוי לסיקור. לכן זה עוזר לשמור על ההודעה לעיתונות שלך פשוטה ולעולם לא להשתמש בהייפ כלשהו. תחנות ועיתונים מחפשים חדשות; הם לא מחפשים משחק מכירות.
יש לך חלון לשליחת ההודעה לעיתונות שלך. אתה לא רוצה לשלוח אותו מוקדם מדי ואז הוא נשכח או נקבר, ואתה לא רוצה לשלוח אותו מאוחר מדי כשייתכן שהוקצו כבר סיפורים אחרים והם פשוט לא יכולים להתאים לאירוע שלך באופן כללי, יומיים-שלושה לפני האירוע שלך מספיק הודעה מתקדמת בכדי לאפשר לזמן העיתונות לתזמן כתבים.
אתה גם רוצה להיות בטוח שאתה כולל הוראות וכל הוראות מיוחדות בהודעתך לעיתונות. אם המטה של החברה שלך נמצא במיקום אחד, אך האירוע שלך נמצא במפעל שלך במרחק של 30 מיילים משם, עליכם להבהיר זאת בשיחרורכם.
צפו בשיחות הטלפון
לאחר ששלחת את ההודעה לעיתונות שלך, אתה יכול להתקשר לעורכים בעיתונים או למפיקים בתחנות הטלוויזיה כדי לאמת שהם קיבלו אותה. זה כל מה שאתה צריך לשאול.
לעיתים קרובות זה יפתח את השיחה כדי שיגיד לך אם הם חושבים שהם יוכלו לבוא או לא. אבל גם אם זה לא, אתה לא רוצה לשאול אם הם באים. הם יהיו שם אם הם יכולים אבל לא יבטיחו הבטחות.
זכור, שבירת חדשות או ימי חדשות כבדים עשויים למנוע מהם להגיע ברגע האחרון. אתה לא רוצה להציק להם לראות אם הם מגיעים, אפילו ביום האירוע כשאתה עומד שם ומחכה לכתבים שיופיעו.
אתה רוצה גם לצפות בזמן שאתה מתקשר לשיחת הטלפון שלך. מתקשר בעשר דקות לפני השעה 17:00 בערב. אולי נראה לכם סוף היום, אבל עבור מפיק זה עשר דקות עד למהדורת חדשות לילית. הזמנים הטובים ביותר להתקשר הם בדרך כלל בסביבות השעה 10:00 בבוקר ובין 13:00 ל 14:30.
תכנן את זמן האירוע בזהירות
כולם עובדים על מועדים. עיתונים קבעו זמנים שהם מניחים את גיליון המחרת למיטה. זה אומר שאם הם מגיעים לאירוע שלך בשעה 17:00. ביום חמישי, ייתכן שהכיסוי לא יופיע עד יום שבת.
בתחנות טלוויזיה יש בדרך כלל בוקר, צהריים, 5:00, 6:00, 10:00 ו / או 11:00 בערב. מהדורות חדשות במהלך השבוע, תלוי בשוק הטלוויזיה שלך. קבלת כיסוי אם אירוע המדיה שלך מתחיל בשעה 16:00. יכול להיות מאוד מסובך. הם לא סתם יכנסו למכונית החדשות שלהם ויינהגו כמו משוגעים להעלות את הקלטת שלך בשעה 5:00. יש תסריט שצריך לכתוב וקלטת שצריך לערוך.
תכנן את זמן האירוע שלך כך שלא יהיה נוח רק לכתבים אלא גם יגדיל את הסיכוי שלך לחשיפה מיידית יותר.
אל תנסה לעשות הכל
מפתה ככל שיהיה לבמאי, אל תגיד לכתב, צלמים או צלמי וידיאו אילו תמונות אתה רוצה שיצליחו. אתה רוצה ליצור קשר מסוים איתם ולהתחיל מערכת יחסים עם העיתון או תחנת הטלוויזיה. לא תזכה באף חברים בכך שתגיד להם כיצד לעשות את העבודה שלהם.
הקל על כניסה (ויציאה)
אם אתה מקיים את האירוע במפעל שלך בגובה 50,000 מטר מרובע והאזור שאתה מאפשר לתקשורת נמצא בחלק האחורי של הבניין, תן להם גישה קלה ככל האפשר. אל תאלץ אותם לחנות בחזית הבניין ואז לסחוב את הציוד שלהם עד לגב אם אתה יכול לעזור לו. אם יש דרך לנסוע לאחור, הודע לתקשורת על הוראות הנהיגה בהודעה לעיתונות שלך וסמן בבירור את הדרך בה הם מגיעים.
אתה גם רוצה לשקול איזה אזור במתקן שלך הוא מחוץ לתחום. לדוגמה, אם אינך יכול להימנע מטיול ארוך, האם אתה באמת רוצה שהתקשורת תעבור במבנה כולו שלך עם מצלמות? זה לא אומר שהם יתחילו לצלם כל מה שהם רוצים. אך לחברות רבות יש מדיניות קפדנית לגבי המצלמות והעובדים שאינם יכולים לעבור מסיבות קנייניות.
קחו למשל את הוויזואליות
חשוב על חזותיך בזהירות. תן לתקשורת ניסיון רב ככל האפשר. לדבר על מוצר במשך חצי שעה ואז להתייחס לתמונה בעלון זה משהו שהתקשורת אפילו לא צריכה להופיע בו. זכור, הם מעבירים את הוויזואליות ללקוחות הפוטנציאליים שלך - הצופים או הקוראים שלהם - לכן חשוב לזכור את הקהל שלך בכדי שתוכל לקבל את הכיסוי הדרוש לך.
אל תשכח ערכת עיתונות
כלול את המידע על האירוע שלך והעביר אותו לתקשורת. מידע זה יעזור להם לכתוב את הסיפור אך גם יעזור לכם לשלוט יותר בחדשות מכיוון שאתם מספקים להם את המידע הקריטי.
ודא שאיש הקשר שלך בתקשורת זמין
אל תשכח להנגיש את איש הקשר התקשורתי שלך לשאלות. אם לכתב יש שאלות נוספות, הוא צריך להיות מסוגל להשיג את הקשר התקשורתי שלך במהירות. הקפד לכלול את מספר הטלפון של איש הקשר המדיה וכל מידע ליצירת קשר אחר בערכת העיתונות שלך.
השתמש בעובדים עם ניסיון
אינך צריך להגביל את דוברי האירוע לאיש קשר מדיה משלך. אם עובד יכול לתת נשיאת קול טובה יותר מכיוון שהיה להם ניסיון רב יותר בפיתוח ועבודה עם מוצר מסוים, בכל האמצעים, הפוך אותם לזמינים לשאלות.
הכן את הצהרתך לפני כן
אם אתה מתכנן לדבר במצלמה או עם כתב עיתון, חשוב על מה שאתה רוצה לומר מראש. זה יכול לעזור לחבר שאינו בקיא בעסק שלך לקרוא את ערכת העיתונות שלך ולשאול שאלות שיש להם. מהשאלות הללו, כמו גם סיעור מוחות משלך, צרו רשימת תשובות. אתה לא רוצה להישמע בחזרות, אבל אתה לא רוצה להישמע לא מוכן או להגיד "אום ..." הרבה.
אתה רוצה לשקול גם את סוגי המדיומים השונים. לעיתון צרכים שונים מטלוויזיה ולהפך. כתב עיתון עשוי לשאול אותך שאלות שונות בהרבה מכתב טלוויזיה. לכל מדיום דרכים שונות להציג את החדשות שלך, כך שהם יזדקקו לסוג המתאים לקהל שלהם בצורה הטובה ביותר.
מה אם הכתב לא מציג?
התחנה או העיתון עשויים מאוד לשלוח צלם או צלם במקום כתב. זה לא אומר שהסיפור שלך לא חשוב להם. הם לא היו שם אם הם לא מתכוונים למסור את הסיפור שלך, אז התייחס למי שמופיע טוב מאוד.
אם צלם וידיאו מטען את הציוד שלו, אל תעביר להם ערכת עיתונות ברגע זה. הצע לשאת את זה בשבילם עד שהצליחו להשיג את הזריקות שהם צריכים. התייחסות אליהם כמו לאזרח סוג ב 'תחזור לתחנה ועלולה לפגוע בסיכוי שלך לסיקור עתידי.
