כיצד לכתוב מכתבי ביצועים של עובדים
תוֹכֶן
- מרכיבי מכתבי תוכחה
- חשיבותן של חתימות
- תן הזדמנות לתגובת עובדים
- מכתב דוגמא לדחייה
- מכתב דוגמא לדחייה מס '1 (גרסת טקסט)
- מכתב דוגמא לדחייה מס '2 (גרסת טקסט)
- הכרה על קבלת העובד
מכתבי נזיפה הם מכתבים שנכתבו על ידי המפקח כדי לספק הצהרה רשמית על בעיית ביצועים שעובד צריך לשפר. מכתבי נזיפה הם לרוב צעד בתהליך הפעולה המשמעתי הפורמאלי שיכול לגרום לתביעה משמעתית נוספת לעובד עד וכלל סיום העבודה אם העובד לא מצליח להשתפר.
מכתבי נזיפה הם מרכיב משמעותי בתיעוד בעיית ביצועי העובד עבור העובד והמעסיק. במכתבי נזיפה שנכתבו נאמר בבירור ובאופן ספציפי את הביצועים שחייבים להשתפר ואת ההשלכות אם הביצוע לא ישתפר.
מכתבים עסקיים רשמיים אלה נובעים בדרך כלל לאחר כל ניסיונות אימון מילולי של מפקח. עם זאת, הם מגיעים לעתים קרובות לפני תיקון מילולי לעובד - המכונה אזהרה מילולית או אזהרה מילולית רשמית. על כל השלבים להתמקד בנושא הביצועים או בבעיות ביצועים קשורות.
מרכיבי מכתבי תוכחה
למכתבי נזיפה יעילים יש כמה מרכיבים משותפים. עליהם להיות אמירה ברורה של הבעיה או סוגיית הביצועים שעל העובד לשפר. זה עשוי למנות כמה דוגמאות לדרכים בהן העובד יכול לשנות את ביצועיו כדי לעמוד בציפיות הביצועים. מתן דוגמאות מספק לעובד תמונה משותפת - משמעות משותפת - סביב ציפיות המפקח והחברה.
אם רלוונטי, כלול ציר זמן במסגרתו ביצועי העובד חייבים להשתפר. הפניה זו יכולה להיות בצורה של תאריך יעד או תאריך סיום בו המפקח יעריך מחדש את ביצועי העובד.
הסבירו כיצד אי הביצועים משפיעים לא רק על העובד אלא על מקום העבודה ועל הצלחת הארגון. תן הצהרה ברורה לגבי ההשלכות שעובד יכול לצפות אם ביצועיה לא יצליחו להשתפר כמתואר במכתב הנזיפה.
חשיבותן של חתימות
חתימת המפקח או מנהל העובד חשובה כשמדובר נזיפות. המכתב מכיל בדרך כלל הצהרה כי חתימת העובד מייצגת שקיבלו את המכתב. זה לא בהכרח מצביע על כך שהם מסכימים עם תוכנו. עליכם להיות ספציפיים בניסוח כך שהעובד יבין שהוא מאשר קבלה שלא עושה עוול.
תן הזדמנות לתגובת עובדים
עליכם לתת לעובד הזדמנות להגיב לנושאים שהועלו במכתב הנזיפה. ההתנגדות צריכה להיות בכתב, מתוארכת ונחתמת על ידי העובד. העובד רשאי להסכים, לא להסכים, להביע התנגדות וכדומה. הדחות שנכתבו על ידי העובד מצורפות למכתבי הנזיפה המקוריים.
מכתב דוגמא לדחייה
זו דוגמא למכתב נזיפה. הורד את כתב הנזיפה (תואם ל- Google Docs ו- Word Online) או ראה להלן לקבלת דוגמאות נוספות.
מכתב דוגמא לדחייה מס '1 (גרסת טקסט)
אל: ג'פרי ג'ונס
מאת: ג'ורג 'פיטרסון
תאריך: 1 בספטמבר 2018
Re: מכתב הטענות
זהו מכתב נזיפה רשמי כדי להודיע לך שההופעה שלך אינה עומדת ברמות התרומה הצפויות. בעבודתך כמומחה טכני לתמיכה בלקוחות, ציפיות התפקיד פותחו על ידי כל קבוצת מומחי התמיכה הטכנית ומנהליהם. המשמעות היא שהם התקן המקובל לביצועים של כל מומחה לתמיכה טכנית.
אתה לא מצליח לבצע בדרכים הבאות.
- מספר הלקוחות שאתה משרת בשבוע הוא 30% מתחת לתקן בו עומדים שאר מומחי התמיכה הטכנולוגית.
- מידת הקושי של הבעיות שאתה בוחר להגיב להן הוא 40% מתחת לתקן שאיתו עובדות הצוות.
- משך הזמן שלקוחות מבלים איתך בטלפון עולה על שאר הצוות ב- 25%.
כפי שאתה יכול לראות, בשלושת מדידות הביצועים החשובות ביותר עבור העבודה שלך, אתה לא מצליח. המפקח שלך שוחח איתך פעמים רבות וקיבלת הכשרה נוספת. כתוצאה מכך, אנו מאמינים כי אינך מוכן לבצע. זה משפיע לרעה על עומס העבודה של שאר אנשי הטכנולוגיה.
עלינו לראות שיפור מיידי בכל שלושת תחומי הביצוע או פעולה משמעתית נוספת עד וכוללת סיום תעסוקה. אנו מאמינים שתוכלו להשתפר. עלינו לראות שיפור מיידי.
ג'ורג 'פיטרסון, המפקח
מריאן דמרק, מנהלת משאבי אנוש
מכתב דוגמא לדחייה מס '2 (גרסת טקסט)
אל: לינדה רודריגז
מאת: מרי וילמונט
תאריך: 1 בספטמבר 2018
Re: מכתב הטענות
מטרת מכתב הנזיפה הזה היא לשים אותך רשמית על כך שהנוכחות שלך משפיעה לרעה על היכולת שלך לסיים את תפקידך. בעוד שכירים, עובדים פטורים אינם נדרשים לעבוד שעות ספציפיות, שבוע עבודה בן ארבעים שעות הוא תקני וצפוי.
לא הצלחת להופיע לעבודה לפחות יום בשבוע מאז התחלת העבודה החדשה שלך ועובדת רק שלושים ושתיים שעות בשבוע. המנהל שלך הודיע לך על הזמינות של חופש ה- FMLA לנושאים רפואיים אישיים או משפחתיים. הוא גם שאל אותך אם אתה זקוק ללינה כדי שתוכל לבצע את עבודתך ביעילות.
הוא הציע לך לבקר במחלקת משאבי אנוש כדי לדון בסוגיות אלה ובהשתתפותך. סירבת לשלוש ההזדמנויות שהצענו לעזור לך לשפר את הביצועים הגרועים האלה.
המציאות היא שאינך יכול לבצע את עבודתך בפחות מארבעים שעות. חסרים לך מועדים למשימות העבודה שלך והאיחור שלך משפיע לרעה על עבודתם של עמיתים לעבודה במחלקת השיווק שלך. הם חסרים את מועדי התפקיד שלהם כתוצאה מאי ביצועך.
בנוסף, עבודתך הלא גמורה כשהוקצה לעבודה לעבודה שלך מכניסה עומסי עבודה לעומס יתר מכיוון שיש להם כבר עבודות שדורשות ארבעים שעות עבודה בשבוע. זה לא הוגן ואנחנו לא נסבול את ההשפעות השליליות הללו על מקום העבודה החל מהיום.
עלינו לראות שיפור מיידי בהשתתפותך או שנפסיק את עבודתך. המשמעות היא שעליך להשתתף בעבודה חמישה ימים בשבוע. אם אינך מצליח להשתתף בעבודה חמישה ימים בשבוע, אינך יכול לעמוד ביעדים שלשמו הועסקת.
הפוליסות הסטנדרטיות שלנו בתשלום חופש מעניקות לך שישה ימי מחלה בתשלום ושני ימי חופשה אישיים בהם עליך להשתמש במשך יותר משנה. עליכם להגיש בקשה לימי חופשה מראש.
השתמשת כבר בארבעת ימי המחלה שלך ובכל ימיך האישיים בהיעדרך הנוכחי. אנחנו לא מתכננים לתת לך יותר זמן. זה משאיר לך שני ימי מחלה בלבד ואת זמן החופשה בתשלום שלך שאתה צריך לבקש מראש.
אם אין לך היעדרות מעבר לזמן החופשי ששולם לך, אנו נסיים את עבודתך. אנו מקווים כי תבינו עד כמה אתם קרובים לאובדן העבודה. לא תקבלו יותר אזהרות.
בברכה,
מרי וילמונט, מנהלת
תומס קרדינס, מנהל משאבי אנוש
הכרה על קבלת העובד
חשוב ליצור מסלול נייר של פעולות נזיפה של עובדים. תהליך זה מאפשר ליצור הוכחה לכך שהעובד קיבל הודעה מספקת על בעיות וצעדים - כמו ייעוץ - ננקטו כדי לתקן את המצב.
אישור פשוט על קבלת הכוונה מבהיר כי העובד קיבל נזיפה.
