היתרונות והחסרונות של 3 מבנים ארגוניים לפרוייקט
תוֹכֶן
האופן שבו הארגון שלך מובנה משפיע על האופן בו אתה מנהל ומנהל פרויקטים. זה יכול גם להשפיע על כמה סמכות ותגיע אליך למלא את תפקידך כמנהל פרויקטים.
ישנם שלושה מבנים ארגוניים נפוצים, ומנהלי פרויקטים עובדים בכולם: פונקציונאלי, פרויקט ומטריצה. בואו נסתכל על היתרונות והחסרונות של כל אחד, כדי שתדעו מול מה אתם עומדים כשאתם מצטרפים למבנה חדש.
מבנה ארגוני פונקציונלי
במבנה ארגוני פונקציונאלי מנהל הפרויקט וכל המשאבים עובדים באותה חטיבת חברות, כמו למשל מחלקת מכירות ושיווק. באופן כללי, למנהל התפקודי יש יותר סמכות ממנהל הפרויקט.
יתרונות
המבנה הפונקציונלי מעניק לך את המינימום כוח כמנהל פרויקטים, אך מציע שפע יתרונות אחרים:
- זה עובד טוב עבור צוותים קטנים ופרויקטים קטנים מכיוון שלפונקציה יש שליטה מלאה על חברי הצוות ומשאבים אחרים הנדרשים.
- אתה יכול לגשת בקלות למומחים שאתה זקוק להם מכיוון שהם נמצאים באותו אזור פונקציונאלי.
- זה מהיר להפגיש את כולם כדי לפתור בעיות הקשורות לפרויקט.
- אתה יכול להגביל את כלי התקשורת של הפרויקט שאתה צריך להשתמש מכיוון שהצוות קטן ופשוט יחסית.
- לעתים קרובות אתה מקבל חברי צוות נלהבים שמעוניינים לעבוד על הפרויקט מכיוון שהוא מספק להם הזדמנויות קריירה. עבודת פרויקט יכולה להיות דרך נהדרת להניע את הצוות שלך.
- אם אתה מוסר את הפרויקט לצוות פונקציונאלי, זה יהיה הצוות התפקודי בו אתה עובד, שיכול להקל על סגירת הפרויקט.
חסרונות
למרות שלמבנה זה יש יתרונות רבים, יש לקחת בחשבון גם כמה חסרונות:
- העבודה מתבצעת בסילו, מה שאולי אומר שאין לך גישה לאנשים מחוץ לחטיבה הפונקציונלית שלך.
- אנשים בצוות הפרויקט עשויים להיות נאמנים יותר למחלקה או למנהל הצוות שלהם מאשר לעבודתם בפרויקט, מה שעלול ליצור קונפליקטים.
- פרויקט גדול יכול להסתיים עם מנהל פרויקטים פונקציונלי לכל פונקציה. זה יכול לגרום לכך שעבודה תיפול דרך הסדקים אם כל מנהלי הפרויקטים לא עובדים בהרמוניה יחד.
- עבודה פונקציונלית יכולה להיות מבודדת בכך שאין לך הזדמנות לרשת באופן נרחב עם החברה. שמירה על מיקוד אסטרטגי יכולה להיות קשה יותר.
מבנה ארגוני של הפרויקט
צוותים ייעודיים מורכבים כדי לעבוד על פרויקטים במבנה ארגוני של הפרויקט. למנהל הפרויקט יש ככל הנראה אחריות לניהול קו על חברי צוות הפרויקט. דוגמאות לכך יכללו מבני בנייה גדולים, אך גם יוזמות עסקיות הדורשות צוות ייעודי. למנהל הפרויקט סמכות עליונה, המדווח לספונסר הפרויקט ולוח הפרויקט. האנשים בצוות עובדים ישירות עבור מנהל הפרויקט.
יתרונות
היתרון הברור של מבנה פרויקט הוא שיש לך שליטה רבה יותר על הצוות, אך גם יתרונות אחרים קיימים:
- צוותים יכולים להיות בעלי תחושת זהות חזקה. זהו המבנה הקל ביותר שבתוכו ליצור תרבות צוות חזקה.
- הצוות כולו ממוקד ביעדי הצוות, ולכן קיים קונפליקט של נאמנות עם יום העבודה עבור האנשים העובדים על הפרויקט. העבודה היומית שלהם היא הפרויקט.
- משאבים מוקדשים לפרויקט, כך שהרבה יותר קל לתזמן עבודה. תדע מתי חברי הצוות זמינים ואין שום סיכון שהם יועברו בהתראה קצרה לעבודה כרגיל עבור מנהל אחר.
- פרויקטים המופעלים במבנה זה הם סביבות נהדרות לשיפור כישורי ניהול הפרויקטים שלך כמו גם כישורי מנהיגות טכניים נוספים.
חסרונות
מבנה הפרויקט הוא הקל ביותר לעבוד איתו, אך עדיין יש כמה חסרונות:
- התחייבות יקרה לצוות המוקדש לפרויקט אחד. זה נוטה להיות אופציה רק לפרויקטים גדולים.
- אם תסלק אנשים ממשרותיהם התפקודיות, הם עשויים להתקשות לחזור אחורה, במיוחד אם הפרויקט ארוך. עבודות פרוייקטים מותחות אותך, ולכן חזרה לתפקידך הקודם לאחר עבודה בסביבה רב תחומית על פרויקט חדש ומאתגר, איננה סיכוי מושך עבור אנשים רבים. כך, ניהול המעבר של הצוות כשאתה סוגר פרויקט הופך לחשוב עוד יותר.
- לפעמים סגירת פרויקט יכולה להיות אובדן משרה אם העסק עבר הלאה ותפקיד אחר אינו זמין עבורך.
- מטבעם צוותים ייעודיים מוצצים משאבים לעבוד על דבר אחד בלבד. הם יכולים להגביל את מספר הפרויקטים שהחברה יכולה לעשות בכל זמן נתון, במיוחד כאשר פרויקטים שונים דורשים את אותם כישורים.
- מנהלי פרויקטים במבנה מסוג זה עושים גם ניהול קוים עבור הצוותים שלהם, מה שאומר לבזבז זמן ומאמץ על משימות משאבי אנוש שלא הייתם צריכים לעשות במבנים אחרים. אם אתה נהנה ממרכיב זה של עבודה עם אנשים, גורם זה יכול להיות יתרון.
מבנה ארגוני של מטריקס
האפשרות השלישית היא מבנה מטריצה. משאבים משותפים לעבודה עסקית כרגיל וגם לעבודות פרויקטים. פירוש הדבר יכול להיות שיש שני מנהלים או אחריות "קו מנוקד" למנהל הפרויקט כמו גם למנהל הצוות. מבנה קו הניהול הפונקציונלי בדרך כלל במקום הראשון, ומנהל הפרויקט לוקח את הקו המנוקד.
מבנה זה מפצל כוח וסמכות בין מנהל הצוות הפונקציונלי או המנהל לבין מנהל הפרויקט. תצטרך להשתמש בכישורי המשא ומתן שלך במלוא כוחם.
יתרונות
מבני מטריצות נפוצים מאוד מכיוון שהם מאפשרים למנהלים לבצע בחירות גמישות באשר לאנשים מבלים את זמנם. סביר להניח שתעבוד בסביבת מטריקס בשלב מסוים בקריירה שלך. היתרונות במבנה זה הם:
- משאבים משמשים ביעילות ויכולים לנוע בין פרויקטים לפי הצורך.
- אתה יכול לעבוד על המון דברים שונים, לפעמים במקביל - אם כי ניתן לטעון גם נקודה זו כחיסרון.
- צוותים ויחידים יכולים להיות מאוד מגיבים. אם יגיע פרוייקט חדש שצריך לקחת עדיפות, זה מספיק קל להסתובב ולהתמקד פתאום במשהו אחר. אתה לא יכול לעשות זאת בקלות במבנה פרויקט, שלוקח זמן רב יותר לפירוק ולקבוצה מחדש.
- המבנה דורש שכולם ישתמשו באותו מחזור החיים ובמתודולוגיה של ניהול הפרויקטים, ולכן מעבר בין פרויקטים הוא קל. אנשים יכולים להצטרף לצוות פרוייקטים עם מעט מאוד סיפוק באונדינג הנדרש כאשר המינוח והתהליכים נפוצים.
חסרונות
כמו בכל ההתקנות, גם כאן יש את החסרונות. למרות היותה מבנה משותף, לא רבים ממקומות העבודה המודרניים פיצחו את בעיות העומס. לתת לאנשים יותר מדי לעשות זה יכול להיות קל אם אין לך מערכות לנהל ולפקח על כל עומס העבודה שלהם. חסרונות אחרים הם:
- הסכסוך בין פרויקטים נפוץ מכיוון שאתה אולי נלחם על אותם משאבים כמו פרויקט אחר.
- ייתכן שהפרויקט האחר גידר את המשאבים הטובים ביותר - האנשים המתאימים ביותר עם הכישורים הנכונים - או שמנהל הקו שלהם עשוי לא להנגיש אותם לעבודה בפרויקט.
- יכול להיות התנגשות בין משימות עסקיות כרגיל לעבודת פרויקטים עבור אנשים פרטיים, במיוחד כאשר שני המנהלים נותנים להם סדרי עדיפויות שונים.
- למשאבים עשויים להיות קונפליקט לגבי מסלול ההתפתחות שהם עוברים עבור הקריירה העתידית שלהם. למרות שאולי תדע שאתה רוצה להישאר בניהול פרויקטים, ייתכן שיש לך אפשרות להתקדם לתפקיד פונקציונאלי בכיר יותר או לתפקיד מוכוון יותר לפרויקט. אבל יש הרבה אפשרויות קריירה זה דבר טוב, גם אם זה מקבל החלטות קשות.
מבנה ארגוני שעובד בצורה מושלמת עבור כל העבודה העסקית כרגיל, לא תמיד עובד לפרויקטים, ועליך להסתדר בתוך הסביבה בה אתה עובד. קבלת ניסיון כלשהו בכל אחד מהמבנים הללו הוא רעיון טוב, כך שתוכלו לחוות אותם ממקור ראשון. זה יעזור לך להחליט איזו סביבה מתאימה לך ביותר ומתאימה לכישוריך והעדפותיך. אז אתה יכול לבחור בחירה מושכלת אם יש לך הזדמנות להחליט על סביבת העבודה העתידית שלך.
הבנת היתרונות והחסרונות של כל מבנה ארגוני של הפרוייקט נותנת לך אפשרות לעבוד איפה הכי כדאי לבזבז את זמנך והשפעתך כדי להפיק את המרב מהצוות שלך ולעזור לפרויקט שלך להסתיים בהצלחה.
