איזה מידע נשמר ברשומות רפואיות של עובדים?
תוֹכֶן
התיק הרפואי של העובד הוא המאגר לכל מה שקשור לבריאות, יתרונות בריאותיים, חופשה הקשורה לבריאות העובדים, ובחירות והכיסויים של העובד לעובד. המעביד שומר תיק רפואי בנפרד עבור כל עובד. תוכנם של קבצים אלה אינו מתערבב לעולם עם קובץ עובדים אחר כגון קובץ כוח האדם.
מכיוון שהתיק הרפואי מכיל מידע רגיש וסודי, עליו להתגורר במקום בטוח, נעול ולא נגיש. ארון התיקים שמכיל תיקים רפואיים לעובד צריך גם להינעל וצוותי HR צריכים להיות המפתחות היחידים. הגישה לתיקים רפואיים של עובדים מוגבלת לצוות משאבי אנוש בלבד.
חוק הניידות וחבות האחריות של ביטוח הבריאות משנת 1996 (HIPAA) מחייב את המעסיקים להגן על הרשומות הרפואיות של העובדים כסודיות; יש לאחסן רשומות רפואיות בנפרד ומלבד רשומות עסקיות אחרות. לעולם אל תאחסן רשומות רפואיות של עובדים בתיק העובדים הכללי של העובד.
בגלל סודיות המידע, יש לבודד רשומות מקבצים שעובדים כמו מפקחים או מנהלים עשויים לגשת אליהם. (למעשה, זה מומלץ גם לתיקי כוח אדם באופן כללי - תן רק לצוותי HR גישה.)
תוכן התיק הרפואי של העובד
אלה הם סוג הפריטים שצריכים להיות מאוחסנים בבטחה הרחק בתיק הרפואי של העובד. אם יש ספק, טעה בצד ההגנה על המידע הקשור רפואי של העובדים שלך.
- בקשות וטפסים לביטוח בריאות
- בקשות וטפסים לביטוח חיים
- מידע מוטב ייעודי
- בקשות לכל הטבת עובד אחרת שעשויה לדרוש מידע רפואי כגון ביטוח ראייה
- בקשות לעלויות היעדרות רפואיות בתשלום או שלא שולמו
- חוק רופאי משפחה וחופשה (FMLA) ודיווחים ויישומים קשורים וניירת
- ניירת FMLA חתומה על ידי רופא
- תיעוד על מחלות של בן משפחה או ילד שעבורו אתה מגיש בקשה לזמן FMLA לצורך מתן טיפול שוטף
- תיעוד חופשה בנושא רפואה לעובדים שאינם זכאים לעבודה בחופשת FMLA
- בדיקות, רשימות, התכתבויות והמלצות של רופא
- תירוצים הקשורים רפואית להיעדרות או לאישיות מרופא
- הגבלות בעבודה רפואית עם תיעוד של הרופא הממליץ
- דוחות תאונות ופגיעות, כולל מסמכים נדרשים על ידי OSHA
- דוחות פיצויים של עובדים על פציעה או מחלה
- כל צורה או מסמך אחר המכיל מידע רפואי פרטי על עובד
אם תשמור על תיקים אלה בסודיות, העובדים שלך יסמכו עליך ותקפיד על רוח החוק ומשמעותו.
אנא שימו לב כי המידע המסופק, אף שהוא סמכותי, אינו מובטח לדיוק ולחוקיות. האתר נקרא על ידי קהל חובק עולם וחוקי התעסוקה משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. אנא בקש סיוע משפטי, או סיוע ממשאבים ממשלתיים, פדרליים או בינלאומיים, כדי לוודא שהפרשנות וההחלטות המשפטיות שלך נכונות למיקומך. מידע זה מיועד להדרכה, רעיונות וסיוע.
