כיצד לבקש עזרה מממן חסות לפרויקט
תוֹכֶן
הקשר בין מנהל פרויקט לספונסר פרויקט דומה לקשר מסורתי של עובד / מנהל. נותן החסות לפרויקט לא יכול להיות המנהל הישיר של מנהל הפרויקט או אפילו בשרשרת הפיקוד של מנהל הפרויקט. עם זאת, נותן החסות לפרויקט תומך במנהל הפרויקט כאשר צוות הפרויקט פועל להשלמת הפרויקט.
כמו מפקח, אחת הדרכים הגדולות ביותר בהן נותן חסות לפרויקטים תומך במנהל פרויקטים היא באמצעות טיפול בסוגיות שרק מישהו עם המגן הארגוני של נותן החסות יכול להתמודד. כאשר מנהלי פרויקטים נקלעים לבעיות שרק נותני חסות לפרויקטים יכולים לפתור, הנה הדברים שעל מנהלי הפרויקטים לעשות.
למצות את כל האפשרויות האחרות
נותני החסות לפרויקטים נוטים להיות ברמה הארגונית בה רוב ההחלטות הן החלטות קשות מכיוון שאם ההחלטה היא קלה היא מתקבלת ברמה נמוכה יותר. הם צריכים לקבל החלטות קשות במהירות לפעמים עם מידע מוגבל.
כמנהל פרויקטים, אתה צריך לוודא שמיצית את כל האפשרויות האחרות לפתרון הבעיה שלך לפני שאתה הולך לספונסר הפרויקט. לדוגמא, נניח שיש לך צוות צוות פרויקט שאינו עומד בהתחייבויותיו. לפני שאתה לוקח את הנושא לספונסר הפרויקט, עליך לנסות לפתור את הבעיה אחד על אחד עם חבר צוות הפרויקט. כשזה לא עובד, עליך לפנות לממונה על חבר הצוות. ברגע שזה לא מצליח לפתור את הבעיה, אתה יכול לקחת את הבעיה לספונסר הפרויקט. מיצית את האפשרויות שלך לפתור את הבעיות מלמטה למעלה. כעת, נותן החסות לפרויקט יכול לעבוד על הנושא מלמעלה למטה. נותן החסות לפרויקט צריך לפתור את הבעיה עם עמיתו או להודיע לך על דרך הפעולה המוסכמת עליהם.
הדבר האחרון שתרצו שיקרה הוא שהספונסר לפרויקט יגיע להחלטה שהייתם יכולים ליישם בסמכותכם ללא כל עזרה. לפעמים זה קורה. כולם עושים טעויות. למדו מהמצבים הללו כאשר הם מתרחשים, ותהיו מנהל פרויקטים טוב יותר עבורו. בפעם הבאה שמצב דומה יעלה, תטפלו בו טוב יותר ממה שעשית בעבר.
היה ספציפי לגבי מה שאתה צריך
אמנם נותני החסות לפרויקטים רגילים לעבוד ממידע לא שלם, אך על מנהל הפרויקט לא להשאיר מידע רלוונטי. למממן הפרויקט חשוב שיהיה הקשר למצב הזקוק לתשומת ליבו.
לאחר שלספונסר הפרויקט יש הקשר מתאים להחלטה, היה ספציפי לגבי מה שאתה צריך מהספונסר. האם אתה צריך כיוון כיצד להמשיך? האם אתה זקוק להרשאה לנקוט בפעולה מסוימת? האם אתה זקוק לבעיה שנפתרה? האם אתה זקוק למשאבים שאתה לא יכול להשיג בעצמך?
אם לא חשבתם בדיוק מה אתם צריכים, אתם עשויים לקבל החלטה לגבי מה שאתם צריכים, אך תגלו מאוחר יותר שטעיתם. חשוב על הנושא לפני שאתה לוקח אותו לספונסר כדי לצמצם את הסיכון של בזבוז זה לזו.
שמור על בקשתך ממוקדת
נותני החסות לפרויקטים הם אנשים עסוקים. אינספור סוגיות שואבות את לוחות הזמנים שלהן ומוצצות את זמנן.
כאשר למנהל פרויקטים יש צורך אמיתי בזמן של נותן החסות לפרויקט, זה לא דבר רע או פרישה לזמן הספונסר. זמן בילוי עם מנהל הפרויקט ועם חסות הפרויקט צריך להיות פרודוקטיבי ביותר. שמור על בקשתך ממוקדת כך שתשתמש רק בכמה מזמני נותני החסות שלך.
כאשר נותנת החסות שלך חווה איתך פעם אחת פרודוקטיבית, הוא או היא מצפים לפגישות שלך. אנשים ברמות גבוהות של ארגונים מבלים לרוב את זמנם במפגשים לא פרודוקטיביים עליהם עליהם להשתתף. השתתפות בפגישה פרודוקטיבית עשויה להיות שינוי קצב ממריץ עבור נותן החסות לפרויקט.
