כישורי מצגת חשובים להצלחה במקום העבודה
תוֹכֶן
- מהם כישורי מצגת?
- שלבי מצגת
- סוגי כישורי מצגת
- אנליטיים
- אִרגוּן
- תקשורת לא מילולית
- תוכנת מצגת
- דיבור בפני קהל
- מחקר
- תקשורת מילולית
- כְּתִיבָה
- כישורי מצגת נוספים
- כיצד לגרום למיומנויות שלך להתבלט
בין אם אתה מנהל בכיר או עוזר אדמיניסטרטיבי, פיתוח כישורי המצגת שלך הוא דרך אחת מרכזית לטפס בעבודה מבוססת משרד. מנהיגים מקבלים החלטות על סמך מידע המשותף במתכונת המצגת, וכמעט אף עסק לא משנה את דעתו מבלי לראות תחילה מצגת משכנעת.
לא כל המצגות מתקיימות בישיבה רשמית. מיומנויות מצגת רבות רלוונטיות להתייעצויות או שיחות מכירה של אחד על אחד.
חשוב שכל עובד במשרד יידע אילו צעדים עוברים ליצירת מצגת יעילה ואילו מיומנויות מצגת חשובות ביותר למעסיקים.
הדגשת מיומנויות אלה תעזור גם לך להתבלט במהלך חיפוש העבודה שלך.
מהם כישורי מצגת?
כישורי מצגת מתייחסים לכל התכונות הדרושות כדי ליצור ולהעביר מצגת ברורה ויעילה. אמנם מה שאתה אומר במהלך מצגת חשוב, המעסיקים מעריכים גם את היכולת ליצור חומרים תומכים, כמו שקופיות. ייתכן שמעסיקך הפוטנציאלי ירצה שתעביר תדרוכים ודיווחים לעמיתים, יבצע אימונים, יציג מידע ללקוחות או יבצע מספר משימות אחרות הכרוכות בדיבור בפני קהל.
העברת שיחות מרתקות וקלות להבנה היא מרכיב עיקרי בכישורי התקשורת בעל פה החזקים המהווים דרישת עבודה למשרות רבות.
שלבי מצגת
לכל מצגת שלושה שלבים: הכנה, מסירה ומעקב. כל כישורי המצגת משתלבים באחד משלושת השלבים הללו.
הכנה כולל מחקר ובניית המצגת. פירוש הדבר יכול להיות יצירת הטקסט כולו (או לפחות כתיבת תווים) ויצירת שקופיות וחומרים חזותיים / שמע תומכים אחרים. יהיה עליכם גם לוודא שהמקום המתאים זמין ומוגדר כראוי מראש וכי המקרן עובד (אם תזדקקו לאחד כזה) ויחבר למחשב הנייד. תרצו גם לתרגל את המצגת שלכם פעמים רבות ככל שתצטרכו כדי להרגיש בנוח להעביר אותה בקלות ובביטחון בתוך הזמן המוקצב למצגת.
מיומנויות הקשורות להכנה כוללות:
- עריכת מחקרים הקשורים לנושא המצגת שלך
- קביעת תרשימים וגרפים המתארים את ממצאי המחקר שלך
- ללמוד על הקהל שלך כדי להתאים טוב יותר את המצגת שלך לצרכים שלהם
- יצירת שקופיות דיגיטליות
- פירוק מצגת לחלקים באורך סביר
- שימוש יעיל בסטטיסטיקה בכדי לשכנע קהל
- שילוב דוגמאות וסיפורים קונקרטיים להמחשת נקודות ושמירה על תשומת לב הקהל
- הכנת חלוקות או הפניות דיגיטליות כדי שהקהל לא יהיה עסוק ברישום הערות
- קידום מצגות בצורה יעילה כדי ליצור קהל מתאים
מְסִירָה הוא החלק שהקהל רואה. משלוח טוב תלוי בהכנה מדוקדקת ובהצגת ביטחון ודורש מערך מיומנויות ייחודי משלו.
מיומנויות הקשורות למשלוח כוללות:
- העברת פתיחת תשומת לב לשיחה
- מתן סיכום של מה שיכוסה בכדי להציג מצגת ולספק הקשר
- שימוש בשפת גוף ומגע עין כדי להעביר אנרגיה וביטחון
- מושהה להדגשת נקודות מפתח
- אפנון טון קולי לצורך הדגשה
- להתנסח בצורה ברורה וחלקה
- מזריק הומור
- מדבר בהתלהבות ובאנימציה
- מקרין אמון
- סיכום נקודות מפתח בסיום
- שאלות בשדה כדי להבהיר נקודות
תתעדכןכולל פירוק ואחסון כראוי של ציוד כלשהו, יצירת קשר עם כל חברי הקהל איתם הסכמתם לתקשר עוד יותר, ושידול, איסוף וניתוח משוב. במצגות מסוימות, אתה עשוי לאסוף מידע מחברי הקהל - כגון שמות ופרטי קשר או סקרים שהושלמו - שאתה חייב לארגן ולאחסן.
מיומנויות הקשורות למעקב כוללות:
- יצירת טופס הערכה כדי לבקש משוב מהמשתתפים
- פרשנות משוב מהערכות ושינוי תוכן ו / או מסירה למצגות עתידיות
- ארגון מסד נתונים של משתתפים למצגות עתידיות
- מראיינים משתתפי מפתח בכדי לקבל משוב נוסף
- שליחת מצגות בדוא"ל למשתתפים
סוגי כישורי מצגת
אנליטיים
מיטב המגישים משפרים כל העת את כישוריהם. כדי להשתפר, עליכם להיות מסוגלים להביט בכנות על הביצועים שלכם, להעריך את המשוב שתקבלו ולברר מה עליכם לעשות כדי לשפר. זה מצריך חשיבה אנליטית.
חשוב מכך, עליכם להכיר היטב את המידע שאתם עומדים להעביר לאחרים. אתה צריך לנתח את הקהל שלך ולהיות מוכן לחשוב במהירות אם נשאל שאלות שמאלצות אותך להפגין שאתה מודע לחלוטין לחומר ולהשלכותיו.
- רגישות לבעיה
- דיווח
- מדידות
- אופטימיזציה
- דוגמנות חזויות
- פתרון בעיות
- ארגון מחדש
- תכנון אסטרטגי
- שילוב
- ניהול תהליך
- שיפור מתמשך
- אבחון
- מתנתק
- מעריך
- פְּסַק דִין
אִרגוּן
אתה לא רוצה להיות האדם שמבלה חצי מזמן המצגת שלהם בניסיון למצוא כבל שיחבר את המחשב הנייד שלהם למקרן. דברים רבים יכולים להשתבש רגע לפני מצגת, והם ככל הנראה כן, אלא אם כן אתה מסודר.
הכנת מצגת פירושה גם מעקב אחר הערות, מידע וזמני התחלה / עצירה.
מצגת שנגמרה במחצית מהזמן המוקצב היא בעייתית, כמו גם מצג ארוך מדי.
לבסוף, תרצה להגיה ולמקד את כל החומרים שבהם אתה מתכנן להשתמש לצורך המצגת.
- תכנון אירוע
- ביקורת
- מדד
- עדיפות
- שמירת רשומות
- תזמון
- תשומת לב לפרטים
- חשיבה מהירה
תקשורת לא מילולית
כשמדברים בפני קהל, הדרך בה אתה מציג את עצמך יכולה להיות חשובה לא פחות כמו האופן שבו אתה מציג את המידע שלך. אתה רוצה להראות בטוח ומרתק. אתה יכול לעשות זאת באמצעות תנוחה טובה, שימוש בתנועות ידיים, ויצירת קשר עין עם הקהל. תרגל את התקשורת הלא מילולית שלך על ידי צילומי עצמך באמצעות מצגת תרגול והתבוננות בשפת הגוף שלך בזהירות.
- שמיעה אקטיבית
- מֵסַב
- שִׁוּוּי מִשׁקָל
- אֵמוּן
- אינטליגנציה רגשית
- הערכה
- להקל על דיון קבוצתי
- מודעות לשונות אתנית, פוליטית ודתית
תוכנת מצגת
Microsoft PowerPoint היא התוכנה הדומיננטית המשמשת ליצירת עזרים חזותיים למצגות. למד להשתמש בו היטב, כולל התכונות המיוחדות מחוץ לתבניות בסיסיות שיכולות באמת להביא מצגת לחיים. גם אם מישהו אחר מכין עבורך את מצגת השקופיות שלך, זה יעזור לדעת להשתמש בתוכנה במקרה של שינויים ברגע האחרון.
- מיקרוסופט אופיס
- לְעַצֵב
- מפתח מפתח
- שקופיות גוגל
- מגיש Adobe
דיבור בפני קהל
אתה צריך להראות נוח ומרתק כשאתה מדבר בפני קהל חי, גם אם אתה לא. זה יכול לקחת תרגול של שנים, ולפעמים דיבור בפומבי אינו נועד לאנשים מסוימים. פרזנטור לא נוח הוא אתגר לכולם. למרבה המזל, כישורי דיבור בציבור יכולים להשתפר עם התרגול.
- מִפרוּק
- אירוסין
- הערכת צרכי הקהל
- יעוץ
- טיפול בשאלות קשות
- שליטה בחרדת ביצוע
- שינון
- מווסת את הטון הקולי
מחקר
מחקר הוא הצעד הראשון בהכנת מרבית המצגות ויכול לנוע בין תהליך רב-שנתי לבילוי של 20 דקות ברשת, תלוי בהקשר ובנושא. לכל הפחות, עליכם להיות מסוגלים למסגר בבירור שאלות מחקריות, לזהות מקורות מידע מתאימים ולארגן את תוצאותיכם.
- סיעור מוחות
- שיתוף פעולה
- ניתוח נתונים גדולים
- מודיעין עסקי
- חישוב
- ניתוח מקרה
- קשרים סיבתיים
- סיווג
- ניתוח השוואתי
- פרשנות נתונים
- הנמקה דדוקטיבית
- הנמקה אינדוקטיבית
- מחקר במנועי חיפוש
תקשורת מילולית
דיבור בציבור הוא סוג אחד של תקשורת מילולית, אך תזדקק לצורות אחרות כדי להציג מצגת טובה. באופן ספציפי, עליכם לדעת לענות על שאלות. אתה אמור להיות מסוגל להבין שאלות שנשאלות על ידי הקהל שלך (גם אם הן מוזרות או מנוסחות בצורה גרועה) ולתת תשובות מכבדות, כנות ומדויקות מבלי להיפטר מהנושא.
- שמיעה אקטיבית
- מוֹקֵד
- אֶמפַּתִיָה
- טיפול בשאלות קשות
- הֶחלֵטִיוּת
- מייעץ
- חִיוּב
- הֲגָיָה
כְּתִיבָה
יתכן ואינך זקוק לתסריט כתוב, אך אתה צריך לתכנן מראש את מה שאתה הולך לומר, באיזה סדר תאמר את זה ובאיזו רמת פירוט. אם אתה יכול לכתוב מאמר מגובש, אתה יכול לתכנן מצגת.
- דקדוק
- אִיוּת
- אוצר מילים
- הַגָהָה
- בניית קווי מתאר
- הערת הערות
- סימוני מסמכים
כישורי מצגת נוספים
- תִמצוּת
- מכירות
- שִׁכנוּעַ
- מתן אנקדוטות להמחשת נקודה
- הוּמוֹר
- הַדְרָכָה
- חזרות
- עיצוב חלוקות
- הכרה והתנגדות להתנגדויות
- הצבת שאלות לחיטוט כדי להפיק פרטים נוספים על סוגיות ספציפיות
- קבלת ביקורת ללא הגנה
- הימנעות מלדבר לעתים קרובות מדי או להפריע לאחרים
- לצפות לדאגותיהם של אחרים
- ידע מוצר
- פורמט ניתוח SWOT
- תמיכה בהצהרות עם ראיות
- רב לשוני
- חוזים
- עבודה עם סוקרים
- עֲקֵבִיוּת
- פיתוח ותחזוקה של נהלי הפעלה סטנדרטיים (SOP)
- פיתוח הצהרת הצעה
- יְצִירָתִיוּת
- הִגָיוֹן
- יצירת וניהול ציפיות
- מוֹטִיבָצִיָה
- אימון
כיצד לגרום למיומנויות שלך להתבלט
כלול מיומנויות על קורות החיים שלך: אם רלוונטי, ייתכן שתזכיר את המילים הללו בסיכום קורות החיים או בכותרת שלך.
כישורי הדגשה במכתב הכיסוי שלך: ציין מיומנויות מצגת ספציפית אחת או שתיים ותן דוגמאות למקרים בהם הדגמת תכונות אלה במקום העבודה.
הראה כישורי ההצגה שלך בראיונות תעסוקה:בתהליך הראיון יתכן שתתבקש למסור מצגת לדוגמא. במקרה זה, תרצה לגלם מיומנויות אלה במהלך המצגת. לדוגמה, תרצה להפגין את כישורי התקשורת הפה שלך על ידי דיבור ברור ותמציתי לאורך כל המצגת.
