תפקיד ומטרת אמנת פרויקט
תוֹכֶן
אמנת פרויקטים מתארת רשמית פרויקט בארגון. זה מכסה את ההיקף של מה שהפרויקט ישיג, כמו גם את האנשים המעורבים, אבני דרך, תקציב וסיכונים אפשריים. ארגונים רבים רואים במסמך זה חלק מהותי מתכנון הפרויקטים - אם כי זה לא אותו דבר כמו תוכנית פרוייקט מכיוון שהוא לא נכנס לפרטי המשימות הבודדות בפרויקט.
אמנת פרויקטים יעילה עשויה לבצע את הפעולות הבאות:
- תאר את היקף הפרויקט ואת יעדיו
- וודאו כי נותני החסות לפרויקטים וכל בעלי העניין מתאימים לפרויקט
- היה התייחסות ברורה, יחידה לכל המעורבים בפרויקט
- עזרו לספונסרים של פרויקטים לקבל אישור של בעלי עניין כשעוד נדרש רכישה
צ'ארקטים של פרויקטים יכולים להשתנות בהתאם לסוג הפרוייקט והארגון, אך האלמנטים הבסיסיים כוללים בדרך כלל את רקע הפרויקט, בעלי עניין, תקציב, סיכונים, אבני דרך,
רקע פרויקט
החלק הראשון של אמנת הפרויקט יציע פרטים בסיסיים כמו שם הפרויקט, נותני החסות ומנהל הפרויקט, ותאריך הכנת המסמך.
פרק זה יסביר גם את מטרת הפרויקט. אתה יכול להתייחס למקרה עסקי או לחוזה המניע את הפרויקט או פשוט להסביר מדוע זה חשוב לארגון. עליו להתייחס מדוע הושק פרויקט זה: האם הוא פותר בעיה לעסק? האם זה נוגע לטרנד חדש? האם זה תומך בכיוון האסטרטגי הכולל של החברה?
בעלי עניין
זה יתווה את האנשים והמחלקות שמעורבים בפרויקט. זה לא יעבור לחורבן הזעיר של כל משימה בפרויקט, אלא במקום זאת יכיר בתפקידים ומעורבות כללית. לדוגמה, תוכל לרשום את נותני החסות העיקריים לפרויקטים, להוביל את מנהלי הפרויקטים, חברי הצוות, כל העובדים או השותפים במיקור חוץ ומלקוחות, אם ישים. פרויקטים גדולים יותר עשויים שלא לרשום כל אדם שמעורב, אך במקום זאת עשויים לציין את מוביל המחלקה לפן מסוים בפרויקט.
יעדים
הנה, אתה עונה על השאלה, "איך נדע כשנסיים?" זה כולל את מה שאתה מצפה שהפרויקט יעביר ואיך תדע אם הגעת לשם. לדוגמה, בפרויקט להשקת מערכת הקלטת זמן עבור כל המחלקות המטרה יכולה להיות: "כל הצוותים ישתמשו במערכת גיליון הזמנים עד סוף השנה."
כמו כן, רשמו מי עומד להיות אחראי להסכמת שהגעתם למטרה זו. זה נמנע מכל בעיה בסוף הפרויקט, שם לפתע אף אחד לא מוכן לחתום על העבודה כשלמה.
תַקצִיב
בשלב זה יתכן שלא יהיו לך את כל הפרטים אודות משימות הפרויקט, כך שלא תוכל להכניס תקציב פרויקט מלא ומפורט. עם זאת, תוכל לציין אילוצי תקציב או הערכה גבוהה של עלויות צפויות.
סיכונים
לכל הפרויקטים סיכונים. קטע זה של אמנת הפרויקט מהווה את הגרסה המוקדמת של יומן הסיכון לפרויקט. תעד את כל הסיכונים שאתה יודע עליהם בשלב זה, כך שצוות הניהול יוכל לראות מה עשוי להשפיע על הפרויקט בעתיד.
אבני דרך
אם אתה יודע שאבני הדרך ברמה הגבוהה ביותר כללו אותן במאמץ הפרויקטים בסעיף זה. לכל הפחות, עליך לכלול תאריכי התחלה וסיום של פרויקט. עליך גם לרשום תאריכי ירידה מתים או כל דבר שצוין בחוזים שאתה עובד איתם. אתה יכול להעביר אבני דרך אלה לתרשים Gantt שלך מאוחר יותר כאשר אתה בא להרכיב תוכנית פרויקט מפורטת יותר.
רמות רשות מנהל הפרויקטים
אלא אם כן הוא מתועד ומתועד במקום אחר, כדאי לכלול קטע במאמץ אודות מה יכול מנהל הפרויקט לעשות מבלי לקבל כניסה נוספת ממישהו בכיר יותר. בדרך כלל זה מתייחס לאילו רמות סובלנות נקבעו בתקציב ובמועדי הזמן והיו מבוטאים כך: "למנהל הפרויקט סובלנות של 10% לתקציב וסובלנות של 5% על פי לוח הזמנים. על ידי נותן החסות לפרויקט להיות חתום על כל חריגה שמעבר למגבלות המאושרות הללו. "
באפשרותך להרחיב את החלק הזה כדי לציין איזו סמכות יש למנהל הפרויקט לגבי גיוס וצוות עובדים מצוות הפרויקט.
אישור אמנת הפרויקט
החלק האחרון של אמנת הפרויקט הוא קטע האישורים. מנהל הפרויקט וספונסר הפרויקט (או האדם שבעט מהעבודה, אם טרם מונה ספונסר לטווח ארוך יותר) צריך לחתום על המסמך ולתארך אותו. כיום, סביר להניח שזה יהיה באמצעות דואר אלקטרוני, אז שמור עותק של הרשאת הדוא"ל בקבצי הפרויקט שלך למקרה שתצטרך לחזור אליו.
