שימוש באבני דרך בניהול פרויקטים
תוֹכֶן
- מתי להשתמש באבני דרך של הפרויקט
- כמה תכניס תכנית אבני דרך לתכנית שלך
- כיצד מייצגים אבני דרך בתרשים הגנט שלך
- כיצד לתת ציוני דרך
- כיצד להתנתק מאבני דרך
- שימוש באבני דרך לתקשורת
אחד המאפיינים המגדירים של פרויקט הוא שהוא נמשך פרק זמן קבוע. זה יכול להיות כל דבר מכמה שבועות למספר שנים, ובמקרים מסוימים, לפרויקטים גדולים של בנייה או עבודות ציבוריות, עשרות שנים.
כדי לעקוב אחר ההתקדמות לאורך הדרך ולהבטיח שתוצרי המפתח מושגים בהתאם לציר הזמן, מנהלי הפרויקטים משתמשים באבני דרך.
אבן דרך של הפרויקט היא משימה עם אורך שמשמעותה הישג בפרויקט. הם משמשים כדרך להראות תנועה קדימה ולהתקדמות ולהראות לאנשים מה קורה, גם אם אין להם ידע מפורט על המשימות הכרוכות להגיע לשם. מבחינה זו הם מועילים מאוד לתקשורת בעלי עניין ולקביעת ציפיות.
מתי להשתמש באבני דרך של הפרויקט
אבני דרך בניהול פרויקטים משמשות לסימון:
- תחילת שלבי עבודה משמעותיים
- סיום שלבי העבודה המשמעותיים
- מועדים מועדים
- כאשר מתקבלת החלטה חשובה
- נקודות קבועות אחרות בזמן שצריכות להתקשר באופן ספציפי
כמה תכניס תכנית אבני דרך לתכנית שלך
קורס הכשרה עשוי להמליץ להכניס אבני דרך לתכנית שלך פעם בחודש. זה בסדר וכלל אצבע טוב, אבל אתה צריך להשתמש בשיקול דעתך המקצועי. בחודשים מסוימים עשויה להיות פעילות רבה עם פגישות חשובות המסומנות כאבני דרך, קבלת החלטות וסגירת שלב אחד ותחילתו של שלב אחר.
בחודשים אחרים אתה יכול להיות ממוקד בביצוע, עם מעט מאוד, אם בכלל, שתוכל לתלות עליו אבן דרך.
למטרות דיווח, כדאי ליצור סיבה לאבן דרך לפחות פעם אחת בכל מחזור הדיווח.
כיצד מייצגים אבני דרך בתרשים הגנט שלך
אבני דרך הן אחד המרכיבים בתרשים גנט ומוצגים בתרשים כיהלום. הם לא מוצגים כמשימה רגילה מכיוון שיש להם משך זמן של אפס: במילים אחרות, הם לא תופסים זמן. לצורך תכנון במפת גנט הם פשוט קורים.
אם אינך משתמש בתרשימי Gantt, אתה עדיין יכול להשתמש באבני דרך. להלן 5 אלטרנטיבות לתרשימי גנט: אתה עדיין יכול לשלב אבני דרך בתוכנית שלך באמצעות אלה.
אם אתה רוצה להישאר מאורגן באופן אישי ותוכנת ניהול הפרויקטים שלך אינה משולבת לחלוטין ביומן שלך, תוכל להעתיק ולהדביק את תאריכי המפתח ביומן שלך. תלוי איך אתה רוצה לעבוד, זה יכול להזכיר לך מה צריך לבוא.
כיצד לתת ציוני דרך
אבני דרך צריכות להיות עם תיאור ברור בלוח הזמנים של הפרוייקט שלך, אך לא כזה שמרמז שהן משימה. לכן לא צריך לקרוא להם 'קבל הסכמה לעבור לשלב 2' אלא 'שלב 2 מתחיל'. אם אתה רוצה לשקף את המאמץ להשיג הסכמה לעבור לשלב 2, הוסף משימה רגע לפני אבן הדרך כדי לכסות אותה.
אבני דרך צריכות לתאר את נקודת הזמן שהם מייצגים כך:
- שלב הבדיקה הושלם
- אושר PID
- חוזה חתום
מנהלי פרויקטים רבים בוחרים למנות את אבני הדרך שלהם גם לצורך קלות ההתייחסות. אם אתה משתמש במבנה פירוט עבודה, אתה יכול להשתמש במספור ממנו. אחרת, זה בסדר להשתמש ב- M1, M2 וכן הלאה כדי להבהיר למה אתה מתכוון. מבנה שמות ברור הופך להיות חשוב יותר ככל שמספר אבני הדרך גדל, אז חשבו כיצד תצליחו לעשות זאת אם הפרויקט שלכם יפעל לאורך מספר חודשים.
כיצד להתנתק מאבני דרך
אבני דרך מהוות חלק מלוח הזמנים של הפרוייקט, כך שכאשר לוח הזמנים מבוסס על בסיס לוח הזמנים, עליך לקחת בחשבון את אבני הדרך שלך כבוי.
אם עליך לשנות את תאריכי אבני הדרך שלך, עליך להשתמש בהליך בקרת השינויים הרגיל שלך לצורך ביצוע התאמות לתוכנית שלך. זה יכול להיות קל כמו לשוחח עם נותן החסות של הפרוייקט שלך וליידע אותם מדוע התאריכים צריכים להשתנות, או פורמלי כמו הצבת לוח זמנים חדש ומומלץ ולקחת אותו לוועדת תכנון שתאשר.
עדיף לבדוק מה יהיה תהליך ההסתלקות של ציון הדרך שלך, אם בכלל, לפני שתצטרך להשתמש בו, כדי שלא תבזבז זמן שאתה צריך לעשות שינוי.
שימוש באבני דרך לתקשורת
אבני דרך מועילות לתקשורת ודיווח מכיוון שהם מייצגים את נקודות השליטה המינימליות בתכנית. במילים אחרות, אם הייתם מוציאים את כל המשימות האחרות, עדיין תוכלו לראות מה קורה ולהמשיך את הפרויקט להתקדם רק באבני הדרך.
אתה אמור להיות מסוגל לשלוף את אבני הדרך ולהניח אותם על לוח מחוונים או על דוח פרויקט. עליהם לספר את סיפור הפרויקט בפירוט מספיק בכדי לספק את האנשים שאליהם אתה מדווח, בדרך כלל נותן החסות לפרויקט שלך או קבוצת מנהלים אחרת כמו קבוצת ההיגוי (או לוח הפרויקטים). בכל חודש, או בתדירות הדיווח שאתה משתמש, אתה יכול להראות אילו אבני דרך הושגו.
הדיווח כנגד אבני דרך הוא די פשוט ולעתים קרובות נעשה כטבלה. אתה מפרט את תיאור אבני הדרך, התאריך בו היה אמור ואז התאריך החזוי החדש. כאשר אבן הדרך מושגת וניתן לסמן אותה כשלמה, אתה מוסיף גם את התאריך הזה. אני מקווה שזה יהיה זהה לתאריך החזוי, אך פרויקטים לא תמיד מסתדרים ככה.
טבלה כזו מבהירה מה הושלם ומה יוצא מן הכלל. תוכל לתכנן את התשובה לשאלה, "מדוע לא נקלענו לאבן הדרך ההיא?" לפני שאתה הולך להיפגש עם נותן החסות שלך או לשלוח את הדו"ח.
כאשר תכנית הפרויקט שלך ארוכה מאוד ויש לך הרבה אבני דרך, תמצא את זה יותר קל להוריד אבני דרך שהושלמו בכל מחזור דיווח. דווח רק על אבני הדרך שצפויות או מסתיימות באותו חודש: בחודש הבא תוריד כל מה שהושלם בחודש שעבר, כך שלא תוסיף כל הזמן לאורכו של הדו"ח על ידי כך שתספר לאנשים על עבודה שהם כבר יודעים שהם מסתיימים.
אבני דרך הן כלי ניהול פרויקטים שימושי באמת לתכנון, תזמון ודיווח והם קלים לשימוש. הכנס כמה לתוכנית הפרויקט הבאה שלך, עקוב נגדן ותמצא שאתה עצמך לומד מה התדר המתאים לך ביותר.
כמו בכל מה שקשור לניהול פרויקטים, השתמש בהם בגמישות כדי לספק את התוצאה הרצויה לך, השתמש בעצות ובהנחיות אלה כדי ליידע את החלטותיך.
