כיצד לארגן את הניירת שלך
תוֹכֶן
- מתחילים
- אסוף את המסמכים שלך
- לְסַוֵג
- מסמכים חיוניים נפרדים
- שכפל את הארנק שלך
- צור מערכת תיוק פשוטה
- תחזוקה שוטפת
רוב האנשים לא חושבים על מסמך חשוב עד שהם זקוקים לו. אם המסמכים שלך פרוסים בכל מקום ואין לך מערכת ארגונית מרכזית במשרד הביתי שלך, אתה יכול לבזבז הרבה זמן ואנרגיה בחיפוש אחר דברים. אולי אפילו תאבד משהו.
מתחילים
בכמה צעדים פשוטים, אתה יכול לארגן את מסמכי הנייר החשובים שלך: תצטרך ארון תיוק קטן עם שתי מגירות או תיבת קבצים תלויים ניידת, קבצים תלויים בשישה צבעים שונים, תיקיות בגזרה שלישית של מנילה, תיקיות מהשורה העליונה כספת חסינת אש אופציונלית. או שתוכלו לרכוש קלסר גדול ותוספות לשולחן. עכשיו אתה מוכן להתחיל.
אסוף את המסמכים שלך
לפני שתוכל לארגן את כל המסמכים החשובים שלך, עליך לאתר אותם. לפעמים זה קל יותר לומר מאשר לעשות. בדוק את מגירות המשרד הביתי שלך ואת הניירות שנערמו על שולחן העבודה שלך. בדוק את ערימות הנייר העומדות על משטחי המטבח שלך כמו גם במגירות וסלסלות המטבח. התבונן בשידה בחדר השינה שלך ובשידה. אחרון חביב, בדוק את הארנק או התיק שלך אם יש מסמכים חשובים שאתה סוחב בטעות.
לְסַוֵג
המסמכים החשובים ביותר נכנסים לאחת משש הקטגוריות הבאות. מיין את כל המסמכים שנאספו באופן הבא:
- רשומות בית ורכוש: משכנתא, מעשי רכוש, פרויקטים ותקבולים לשיפור בתים, מדריכי מכשירים ואחריות, מידע על ארנונה, פוליסות ביטוח דירה ומדריכים.
- רשומות אוטומטיות: כותרות, רישומי תחזוקה, פוליסות ביטוח ומידע, מידע על הלוואות ורשימות תשלום
- רשומות בריאות: פוליסות ביטוח, מדריכי הטבות לביטוח בריאות, הסבר על הטבות רפואיות, חשבונות רופאים, רשימות מרשם, מידע על חשבון הוצאות גמיש, קבלות רפואיות, הוראות רפואיות, פוליסות לביטוח חיים
- רשומות פיננסיות: דפי בנק, החזרי מס, רישומי ניכוי מס, רישומי השקעה, רישומי הלוואות, הצהרות כרטיסי אשראי
- רשומות אלקטרוניקה: חוזים לטלפונים ניידים ומדריכי ציוד; קבלות מכירות ואחריות למחשבים, מחשבים ניידים וטאבלטים; תוכניות וחשבונות כבלים ואינטרנט; קבלת מכירות של נתב אלחוטי ומדריך
- רשומות אישיות: תעודת לידה, תעודת נישואין, תעודת גירושין, תעודות משמורת, מידע על ביטוח לאומי, רישומי חיסון, דרכון, רישומי שירות צבאי, רשימות טבילה ואישור, צוואות, תוכנית לוויה ומידע על קבורה. אתה צריך שיהיו אלה לכל אחד מבני המשפחה. אם יש לכם חיות מחמד, תוכלו לכלול גם את המסמכים החשובים שלהם כמו מידע וטרינרי וחיסון בקטגוריה זו.
מסמכים חיוניים נפרדים
ניתן לאחסן את מרבית המסמכים החשובים בארון תיוק רגיל או בתיבת קבצים תלויים ניידת. עם זאת, חלקם באמת צריכים להיות כלואים בכספת חסינת אש או באחסון מחוץ לאתר כמו כספת.
מסמכי חיוניים הם כאלה שיהיה קשה מאוד או לוקח זמן להחליף אותם. הם עשויים להכיל מידע אישי רגיש שעלול להיפגע על ידי גנבי זהות אם ייגנבו. בינתיים, אם הבית שלך נהרס באש או בשיטפון, היית רוצה שהמסמכים החיוניים האלה יישארו על כנם.
עבור מרבית האנשים, המסמכים הבאים ייחשבו חיוניים: מידע על ביטוח לאומי, תעודות לידה, פוליסות ביטוח ופרטי קשר של סוכן, צוואות, מעשי רכוש, כותרות רכב, דרכונים וכל חוזה או הסכם שדרש חתימה מקורית.
ערוך רשימת אב של כל המסמכים החיוניים שאתה מציב בכספת חסינת אש שלך או באפשרות אחסון מחוץ לאתר.
שכפל את הארנק שלך
רובנו נושאים מידע ביקורתי בארנקנו כל יום והיינו לא נוחים ברצינות אם יאבדו או ייגנבו.
הכין עותקים של רישיון הנהיגה שלך, כרטיס תורם איברים, כרטיסי ביטוח בריאות, כרטיסי חבר לחדר כושר, ספריה, תוכניות נאמנות לחנויות מכולת, מועדוני מחסנים וכו ', והכי חשוב - כל כרטיסי אשראי וחיוב (העתק קדמי ובחזרה). שמור עותקים אלה יחד עם מסמכי הנייר החשובים האחרים שלך.
צור מערכת תיוק פשוטה
ככל שמערכת התיוק תהיה פשוטה יותר, כך יש סיכוי גבוה יותר להשתמש בה על בסיס עקבי. קח כל קטגוריה של מסמך חשוב והקצה לו צבע קובץ תלוי:
- רשומות בית ונכסים
- רשומות אוטומטיות
- רשומות בריאות
- רשומות פיננסיות
- רשומות אלקטרוניקה
- רשומות אישיות
הוסף את המספר המתאים של קבצים תלויים למערכת הגשתך למספר המסמכים שיש לך בכל קטגוריה.
השתמש בתיקיות מנילה וצור תיקיה לכל מסמך נפרד בתוך כל קטגוריה. מקם את התיקיות בקטע קובץ התלייה הצבעוני המתאים.
אם רכשתם קלסר גדול ותוספי כרטיסיות גדולים, תייגו את הלשוניות באותם שמות רשומות, הכניסו אגרוף לכל המסמכים וארגנו אותם. אם לא ניתן לאגרוף את הניירות, הכניסו אותם לתיקיה וגררו במקום זאת את התיקייה.
אם ניירת אינה הדבר שלך, זה עשוי להיות רגע משחרר. אתה יכול לסרוק את כל המסמכים האלה, לשמור אותם בכונן קשיח ואז לגרוס את המקור.
אבל השתמש בשיקול דעתך מכיוון שניירת עדיף שנשמר. שמור מקוריים של כל המסמכים החיוניים. השתמש בשיקול דעתך הטוב ביותר על האחרים. רוב המוסדות הפיננסיים שמחים כשאתה הולך ללא נייר.
תחזוקה שוטפת
לאחר שהמסמכים החשובים שלך מסודרים, שמור אותם ככה. כל חודש כשאתה משלם את החשבונות שלך, הגש כל מסמך חדש בחלק המתאים של מערכת הגשתך. במקביל, חפש את כל המסמכים שהסרת מהמערכת במהלך החודש שעשויים להימצא ממערכת ההגשה. הגש אותם מחדש. לפחות פעמיים בשנה, סקור את המסמכים במערכת הגשתך כדי לבדוק אם ניתן לטהר כל אחד מהם. לוח זמנים טוב לעקוב אחריו הוא בראש השנה הקלנדרי ובסוף כל שנת לימודים.
עם קצת מאמץ, אתה יכול לקצור יתרונות לטווח הארוך ולחסוך זמן על ידי ארגון מסמכי הנייר החשובים שלך.
