כיצד לענות לשאלות ביקורת פנימית
תוֹכֶן
- עובדים יתקלו בביקורות פנימיות
- ענה בכנות
- נניח שהם לא יודעים דבר על תחום ההתמחות שלך
- חבר את הנקודות עבורם
מבקרי פנים בוחנים את פעולותיהם וחובותיהם של כל העובדים והמחלקות בחברה כדי לגלות דרכים לשיפור תפקוד הארגון בכללותו. על פני השטח זה נשמע כאילו הם מכניסים את עצמם למקום שאינם שייכים, אך למעשה הם ממלאים תפקיד קריטי בהגנה ושיפור הארגונים שלהם.
עובדים יתקלו בביקורות פנימיות
מרבית התאגידים הפרטיים והציבוריים עורכים ביקורת פנימית קבועה על מנת להבטיח שהם על המסלול בעמידה ביעדי החברה ובמשימותיה. כמו כן, הממשלה תשלים ביקורת פנימית קבועה. וכשאתה עובר על קריירת השירות הציבורי שלך, יש סיכוי טוב שתצטרך להשיב לשאלות שמבקרים פנימיים מהווים.
ברוב המוחלט של הנסיבות, רואי החשבון מבקרים רק מידע. לדוגמה, יתכן שהם מנסים להבין כיצד חלקך בארגון מתפקד.
אין צורך להתמתח כאשר מבקר פנים משוחח איתך. מבקרי פנים הם אנשי מקצוע בלבד שמנסים לעשות את עבודת יומם. אמנם העבודה שלהם יכולה לגרום לך ולאחרים לא להרגיש לא בנוח. הם מצביעים על חולשות במערכות וממליצים על פעולות מתקנות.
אבל בסופו של דבר הם גורמים לארגונים שלהם לפעול טוב יותר, והתגובות שלך לשאלות שלהם הן קריטיות בכדי לגרום לזה לקרות. אז הנה שלושה טיפים לתגובה למבקרי פנים כאשר הם מתדפקים בדלתכם.
ענה בכנות
מבקרי פנים יודעים מתי משהו לא ממש מסתכם. אל תיתן להם סיבה לפקפק באמינותך בכך שאתה יהיה פחות מכנה לחלוטין.
אם אינך יודע את התשובה לשאלה, אל תנסה לבלף את דרכך. פשוט תגרום לעצמך להיראות מטופשת כאשר הם ימצאו את התשובה האמיתית. הבחירה הטובה בהרבה היא פשוט לומר שאתה לא יודע את התשובה. אם זה משהו שאתה יכול לחקור עבורם, הצע לעשות זאת. הם עשויים להעלות אותך להצעה, או שיש להם כבר כמה רעיונות כיצד לקבל את התשובה.
כשאתה חושב שהמבקרים הפנימיים עשויים שלא למצוא חן בעינייך התשובה שלך, אל תרתע מלתת את תשובתך. הם רוצים להבין דברים כפי שהם קיימים בפועל, כך שגם כאשר התשובה שלך אינה מה שמקל על העבודה שלהם או מה הם מצפים לשמוע, הם צריכים לדעת את האמת.
נניח שהם לא יודעים דבר על תחום ההתמחות שלך
מבקרי פנים הם בדרך כלל אנשים חדים, אך הם לא יכולים להיות מומחים בכל דבר. חלקם ממקדים את הכשרתם המקצועית ופועלים בהיבטים מסוימים של ביקורת פנימית כמו מערכות מידע או כספים, אך אינם מניחים שהם מכירים את תחום ההתמחות שלכם.
זה נשמע כמו נתון, אבל קל להחליק להשתמש בעגה או במדרגי דילוג בעת תיאור תהליכים. מה שמבחינתך פעולה חסרת מחשבה היא ככל הנראה לא מבקר הפנים שמבקש להבין את התהליכים העסקיים שלך. חשוב על כל פעולה שאתה מבצע. משהו שאולי נראה כמו צעד אחד עבורך יכול להיות כמה צעדים שהתכנסת במוחך במשך שנים של חזרה.
גם כאשר השיחה נראית מייגעת ופשוטה מדי, זכור כי מבקרי פנים מנסים לחלק תהליכים לפעילויות הקטנות ביותר שלהם. רק אז הם יכולים למצוא היכן תהליכים יכולים להשתבש.
חבר את הנקודות עבורם
לא רק שמבקרים פנימיים מפרקים תהליכים עד לקטנים הקטנים שלהם, אלא הם גם מחפשים את קשרי הגומלין בין אנשים ותהליכים. הם מחפשים את כל האנשים המעורבים בתהליך כדי לראות מי צריך להיות מעורב, מי לא מעורב אבל צריך להיות, איך האנשים האלה מתקשרים והאם יש מספיק בקרות כדי למנוע או לתפוס הונאה, בזבוז או התעללות .
כאשר אתה מגיב למבקרים פנימיים, ציין היכן אתה והתהליכים שלך מתקשרים עם אחרים ועם התהליכים שלהם. חיבור הנקודות כאלו נותן להם תמונה ברורה יותר של האופן בו הארגון עובד בכללותו. מידע כזה נותן גם מבקרים פנימיים לידים עם מי לדבר ואיפה ניתן למצוא מידע נוסף.
