הנחיות כתיבת מכתבים ודואר אלקטרוני מקצועיים
תוֹכֶן
- הנחיות כתיבת מכתבים ודואר אלקטרוני מקצועיים
- פרטי התקשרות
- דִברֵי בְּרָכָה
- גוף המכתב
- סְגִירָה
- חֲתִימָה
- כיצד להתייחס למכתב
- עיצוב התכתובת שלך
- הנחיות כתיבת מכתבים
- דוגמאות ותבניות
- הגהה ובדיקת איות
מה הדרך הטובה ביותר לכתוב מכתב מקצועי - עם מכתב נייר או אימייל? האחד לא טוב יותר מהשני. במקרים מסוימים, הגיוני לתקשר באמצעות דואר אלקטרוני ולעיתים יתכן שתצטרך לשלוח מכתב מסורתי, מודפס וחתום. לא משנה מה תבחרו, חשוב לעקוב אחר ההנחיות הטובות ביותר לכתיבת דואר אלקטרוני ולכתיבת אימיילים.
הדואר האלקטרוני מהיר וקל יותר, אך חלק מהודעות הדואר האלקטרוני לא נפתחות אף פעם, ובהתאם למי אתה כותב ומדוע אתה כותב, יתכן שתידרש לשלוח מכתב שהוקלד וחתום או אפילו להעלות אותו באופן מקוון.
סוג ההודעה שתבחר תלוי עם מי אתה מתקשר, ומטרת ההתכתבויות שלך.
הנחיות כתיבת מכתבים ודואר אלקטרוני מקצועיים
כל המכתבים הכתובים היטב כוללים מספר קטעים. המידע שתכלול בכל קטע והפורמט הכללי תלוי בשליחת מכתב מוקלד או הודעת דואר אלקטרוני.
חיוני שתדעו את החלקים השונים במכתב ומה יש לרשום בכל אחד מהם. עליכם לדעת כיצד להתייחס ולחתום גם על תקשורת מוקלדת וגם באמצעות דוא"ל. החלקים השונים של המכתב הם כדלקמן:
- פרטי התקשרות
- הצדעה (ברכה)
- גוף המכתב
- סְגִירָה
- חֲתִימָה
פרטי התקשרות
האופן בו תכלול את פרטי הקשר שלך יהיה שונה בהתאם לאופן השליחה של המכתב שלך. בהודעת דואר אלקטרוני, פרטי הקשר שלך יהיו בסוף ההודעה, ואילו במכתב כתוב, פרטי הקשר שלך הם בראש הדף. להלן מה לכלול בקטע פרטי הקשר שלך, בתוספת דוגמאות לשתי אותיות שהכתבו והודעות דוא"ל.
דִברֵי בְּרָכָה
ההצדעה היא קטע הברכה במכתבך עם משהו כמו "מר פיטרסון היקר", או "למי שזה עשוי לדאוג." להלן רשימה של דוגמאות להצדלת מכתבים שעובדות היטב להתכתבויות מקצועיות.
גוף המכתב
גוף המכתב שלך יכלול מספר פסקאות. הפסקה הראשונה צריכה לכלול מבוא והסבר קצר על הסיבה שלך לכתיבה. על הפסקה השנייה (וכל הפסקאות הבאות) להסביר עוד יותר את הסיבות שלך לכתיבה. על הפסקה האחרונה לבקש פעולה מהקורא, אם אתה מבקש משהו, או לציין כיצד תמשיך למעקב. הקפד להבהיר את מטרת המכתב שלך. הקורא יצטרך לדעת מה אתה מבקש ואיך הם יכולים לעזור לך. לחלופין, אם אתה מציע שירותים או סיוע, וודא שברור מה אתה יכול לספק.
סְגִירָה
מכתב נסגר עם מונח כמו "בברכה" או "בכבוד רב" ואחריו פסיק, ואז חתימתך אם אתה שולח מכתב שהוקלד. אם אתה שולח הודעת דוא"ל, פשוט הקלד את שמך לאחר הסגירה.
חֲתִימָה
העניין המסכם למכתב שלך הוא חתימתך, אשר בהודעת דוא"ל תכלול את פרטי הקשר שלך.
כיצד להתייחס למכתב
חשוב לפנות אליו לאדם שאתה כותב רשמית, אלא אם כן אתה מכיר אותו היטב.
עיצוב התכתובת שלך
כעת, לאחר שיש לך את כל המידע הדרוש לך לכלול בהודעה שלך, עיין בפורמט הרגיל שישמש למכתבים והודעות דוא"ל.
הנחיות כתיבת מכתבים
השלב הבא הוא ללטש את המכתב שלך. צריך להיות מקום רב בין פסקאות לראש ולמטה של העמוד. אתה רוצה גם לבחור סגנון קריא ומקצועי של הגופן. מה שאתה אומר יהיה תלוי בסיבה שאתה כותב, אז הקפד להתאים את המכתב שלך כך שיתאים למצבך האישי והמקצועי.
דוגמאות ותבניות
השימוש בתבנית הוא דרך נהדרת להתחיל מכתב או הודעת דוא"ל משלך מכיוון שאתה מתחיל עם הפורמט הבסיסי במקום. פשוט מלא את המידע שלך בחלק המתאים של המכתב.
התבוננות בדוגמאות מועילה גם מכיוון שתקבלו רעיונות למה לומר בהתכתבויות משלכם.
הגהה ובדיקת איות
לבסוף, לפני שאתה מדפיס או מעלה את המכתב שלך או שולח את הודעת הדוא"ל שלך, בדוק איות, בדיקת דקדוק והגהה.
טיפ להבטיח שאין שגיאות הוא לקרוא את זה בקול רם. אתה עשוי להבחין בטעויות שפספסת על ידי קריאה בלבד.
