10 שלבים קריטיים לכלול בתוכנית פרויקט
תוֹכֶן
- יעדי פרויקט
- היקף הפרויקט
- אבני דרך ומשלוחים גדולים
- מבנה התפלגות עבודה
- תַקצִיב
- תוכנית משאבי אנוש
- תוכנית לניהול סיכונים
- תוכנית תקשורת
- תוכנית לניהול בעלי עניין
- תוכנית ניהול שינוי
תכנית פרויקט היא שיאו של תכנון קפדני על ידי מנהל פרויקט. זהו מסמך האב שמנחה את אופן פעולתו של פרויקט, בהתאם לכוונות המנהל עבור כל היבט מרכזי בפרויקט. למרות שתוכניות הפרויקט שונות מחברה לחברה, ישנם עשרה אלמנטים או צעדים קריטיים שיש לכלול בתוכנית פרויקט אפקטיבית כדי למנוע בלבול ואלתור מאולץ בשלב ביצוע הפרויקט.
יעדי פרויקט
יעדי הפרויקט מוגדרים במצעד של הפרויקטים, אך יש לכלול אותם בתוכנית הפרוייקט כדי להסביר עוד יותר את יעדי הפרויקט או לכלול את האמנה כנספח. לא משנה כיצד מנהל פרויקט בוחר לשלב את המטרות בתוכנית הפרויקט, הדבר החשוב הוא לשמור על קשר ברור בין אמנת הפרויקט - מסמך המפתח הראשון של הפרויקט - לבין מסמך המפתח השני של הפרויקט, תוכנית הפרויקט שלו.
היקף הפרויקט
בדומה ליעדי הפרוייקט, ההיקף מוגדר באמנה וצריך לשכלל אותו עוד יותר בתוכנית הפרויקט על ידי מנהל הפרויקט. על ידי הגדרת ההיקף, מנהל הפרויקט יכול להתחיל להראות איך ייראה המטרה של המוצר או המוצר המוגמר בסוף. אם לא הוגדר ההיקף, הוא יכול להתרחב לאורך כל הפרויקט ולהוביל לבריחת עלויות ולמועדים החסרים.
לדוגמה, אם אתה מוביל צוות שיווקי כדי ליצור חוברת לקו המוצרים של החברה, עליך לציין כמה עמודים זה יהיה ולספק דוגמאות לאופן בו המוצר המוגמר עשוי להיראות.
עבור חלק מחברי הצוות, עלון עשוי להיות שני עמודים, בעוד שאחרים עשויים לשקול עשרה עמודים כראויים. הגדרת ההיקף יכולה לגרום לכל הצוות להיות באותו עמוד באותו תחילת הדרך.
אבני דרך ומשלוחים גדולים
הישגי המפתח לפרויקט נקראים אבני דרך ומוצרי העבודה העיקריים נקראים תוצרים גדולים. שניהם מייצגים את המרכיבים הגדולים של עבודה בפרויקט. תוכנית פרוייקט צריכה לזהות פריטים אלה, להגדירם ולקבוע מועדים להשלמתם.
אם ארגון לוקח על עצמו פרויקט לפיתוח תוכנה חדשה, התוצרים העיקריים יכולים להיות הרשימה הסופית של הדרישות העסקיות וכיצד ליישם אותן.
בעקבות אלה, לפרויקט יכולות להיות אבני דרך להשלמת תכנון, בדיקת מערכת, בדיקת אישור משתמשים ותאריך הפצת התוכנה. לאבני דרך אלה יש מוצרי עבודה הקשורים אליהם, אך הם עוסקים יותר בתהליכים מאשר במוצרים עצמם.
ציוני דרך ומועדי זמן ניתנים להשגה אינם חייבים להיות תאריכים מדויקים, אך ככל שמדויקים יותר, כן ייטב. תאריכים מדויקים עוזרים למנהלי פרויקטים לפרק את מבני העבודה בצורה מדויקת יותר.
בשלב זה של התוכנית תיצור אבני דרך כך שתוכלו לקחת תוצרים גדולים או ברמה גבוהה ולפרק אותם למספקים קטנים, אותם ניתן לתאר בשלב הבא.
מבנה התפלגות עבודה
מבנה התפלגות עבודה (WBS) מפרק את אבני הדרך והציוד העיקרי בפרויקט לנתחים קטנים יותר כך שניתן יהיה להטיל על אדם אחד אחריות לכל פן. בפיתוח מבנה התפלגות העבודה, מנהל הפרויקט מחשיב גורמים רבים כמו חוזקות וחולשות של חברי צוות הפרויקט, תלות הדדית בין משימות, משאבים זמינים ומועד אחרון לפרויקט.
מנהלי הפרויקטים אחראים בסופו של דבר להצלחת הפרויקט, אך הם אינם יכולים לבצע את העבודה לבדם. WBS הוא כלי שמנהל הפרויקט משתמש בו כדי להבטיח אחריות בפרויקט מכיוון שהוא אומר לספונסר הפרויקט, חברי צוות הפרויקט ובעלי העניין האחראים על מה. אם מנהל הפרויקט מודאג ממשימה, הם יודעים בדיוק עם מי להיפגש בנוגע לדאגה זו.
תַקצִיב
תקציב הפרויקט מראה כמה כסף מוקצה להשלמת הפרויקט. מנהל הפרויקט אחראי לפיזור המשאבים הללו באופן הולם. עבור פרויקט שיש בו ספקים, מנהל הפרויקט מבטיח שההשלמה של התוצרים בהתאם לתנאי החוזה תוך שימת לב במיוחד לאיכות. תקציבי פרויקט מסוימים מקשרים לתוכנית משאבי האנוש.
חשוב לקבוע את העלות לכל אבן דרך שניתנת להשגה על ידי בחינת כמה זמן נדרש, ועלות העבודה הכרוכה בה כדי להשלים את המשימות. עלות הפרוייקט קשורה למשך הזמן שלקח הפרויקט, אשר חוזר להיקף הפרויקט. יש להתאים את ההיקף, אבני הדרך, המשימות והתקציב למציאות.
תוכנית משאבי אנוש
תוכנית משאבי האנוש מראה כיצד יעבוד הפרויקט. תכנית HR מכונה לעתים תכנית האיוש, והיא מגדירה מי יהיה בצוות הפרויקט וכמה מההתחייבות לזמן צפוי כל אדם לבצע. בפיתוח תכנית זו מנהל הפרויקט משא ומתן עם חברי הצוות והמפקחים עליהם על כמה זמן יכול כל אחד מחברי הצוות להקדיש לפרויקט. אם יש צורך בצוות נוסף כדי להתייעץ בפרויקט אך הוא חלק מצוות הפרויקט, הדבר מתועד גם בתכנית האיוש. שוב נועצים במפקחים מתאימים.
תוכנית לניהול סיכונים
הרבה דברים יכולים להשתבש בפרויקט. בעוד הציפייה לכל אסון אפשרי או שיהוק קל היא מאתגרת, ניתן לחזות מהמורות רבות. בתוכנית ניהול הסיכונים, מנהל הפרויקט מזהה סיכונים לפרויקט, את הסבירות שתרחישים אלה יתרחשו ואסטרטגיות להקלתם. כדי לנסח תוכנית זו מנהל הפרויקט מבקש תשומות ממממן הפרויקט, צוות הפרוייקט, בעלי העניין והמומחים הפנימיים.
אסטרטגיות מקלות מתקבלות עבור סיכונים שעלולים להתרחש או שיש עלויות גבוהות הקשורות אליהם. התוכנית מציינת סיכונים שלא צפויים להופיע וכאלה שיש להם עלויות נמוכות, למרות שאין להם אסטרטגיות להפחתה.
תוכנית תקשורת
תוכנית תקשורת מפרטת כיצד יועבר פרויקט לקהלים שונים. בדומה למבנה התפלגות העבודה, תוכנית תקשורת מעניקה אחריות להשלמת כל רכיב לחבר צוות הפרויקט.
בשלב זה, חשוב לשרטט כיצד הנושאים יועברו ונפתרו בתוך הצוות ותדירות התקשורת תעשה לצוות ולבעלי העניין או הבוס. לכל הודעה יש קהל מיועד. תוכנית תקשורת מסייעת למנהלי פרויקטים להבטיח שהמידע הנכון יגיע לאנשים הנכונים בזמן הנכון.
תוכנית לניהול בעלי עניין
תוכנית לניהול בעלי עניין מזהה כיצד ישמשו בעלי עניין בפרויקט. לפעמים בעלי העניין צריכים רק לקבל מידע. ניתן לטפל בזה בתכנית התקשורת. אם נדרש יותר מבעלי עניין, תוכנית לניהול בעלי עניין מפרטת כיצד היא תתקבל.
תוכנית ניהול שינוי
תוכנית לניהול שינויים קובעת מסגרת לביצוע שינויים בפרויקט. למרות שמנהלי פרויקטים נוטים לרצות להימנע משינויים בפרויקט, הם לעיתים בלתי נמנעים. תוכנית ניהול השינויים מספקת פרוטוקולים ותהליכים לביצוע שינויים. חשוב מאוד לאחריות ולשקיפות כי נותני החסות, מנהלי הפרויקטים וחברי צוות הפרויקטים עוקבים אחר תוכנית ניהול השינויים.
