איחולי דוא"ל שקוראים
תוֹכֶן
על פי BusinessInsider.com, העובד הממוצע מקצה כ- 25% מהיום שלו לסלילת מאות מיילים. בעוד שאנשים מסוימים זקוקים להברקה על נימוסים בסיסיים בדוא"ל, אחרים טועים פשוט מכיוון שהם מוצפים בהיקף התקשורת העצום.
במהלך חיפוש העבודה שלך, סביר להניח שתשלח דוא"ל רבים, רבים, כולל מכתבי שער, הערות תודה והודעות לחיבורים הקשורים לחיפוש עבודה.
קח את הזמן כדי להימנע מטעויות מביכות, כגון איות שגיאה בשמו של מישהו, והקפיד לכתוב הערות שמקבלות תגובה.
התחל בברכה מקצועית
שאפו לבהירות בשורת הנושא שלכם. בחר משהו ישיר שמזהה את מטרת הדוא"ל שלך, כמו "שעת הפגישה השתנה" או "שאילתה מהירה לגבי ההצעה שלך."
הימנע משתלשל גזר בעזרת טיזר כמו "אני צריך ליידע אותך ..." שמנסה לפתות את הקריאה לפתוח את הדוא"ל כדי להגיע לכוונתך. לעתים קרובות אנשים מחליטים אם לפתוח דוא"ל על בסיס שורת הנושא, ולכן בחר הודעה שתאמר בבירור את מטרתך.
השתמש בברכה מקצועית. כלול ברכה מתאימה לנסיבות ולמקבל. ברכות מסוימות עובדות בדוא"ל אך אינן משמשות במכתב רגיל ואילו ברכות מסוימות עובדות עבור שניהם.
בחר ברכה על סמך עד כמה אתה מכיר את האדם שאליו אתה כותב וסוג ההודעה שאתה שולח. לדוגמה, אם אתה כותב למישהו שאתה מכיר, "היי ג'ים" מתאים. "מר / גב 'סמית היקר" יתאים בעת הגשת מועמדות למשרה או כתיבת מכתב עסקי.
הימנע מפתיחת דוא"ל עם "היי" שנשמע מאוד לא פורמלי ובאופן כללי לא משמש במקום העבודה. כמו כן, היתרחק מ"היי חברים "או" היי חבר'ה ", גם אם אופי הדוא"ל שלך רגוע.
דוגמאות לברכה
- שם פרטי היקר שם משפחה(זה עובד טוב אם אינך מכיר את המין של האדם שאליו אתה כותב)
- שם פרטי יקר(כשאתה שולח דוא"ל למישהו שאתה מכיר)
- הי שם פרטי(כשאתה שולח דוא"ל למישהו שאתה מכיר)
- מר / גב 'היקר. שם משפחה
- מר / גב 'היקר. שם פרטי שם משפחה
- שם משפחה יקר
- לכל מאן דבעי
- מנהל משאבי אנוש יקר
- מנהל שכירות יקר
השתמש בפיסוק הנכון לאחר ברכתך. לקבלת הודעות דוא"ל רשמיות יותר, השתמש במעי הגס למחצה בשם. עבור אנשים שאתה מכיר או התכתבויות מזדמנים יותר, השתמש בפסיק אחרי שם הברכה.
הימנע משגיאות נפוצות
בעת כתיבת דוא"ל, השגיאות הבאות מתרחשות לפעמים כאשר אנשים ממהרים להעביר הודעה במהירות. קח את הזמן לבדוק את ההודעה שלך ולבצע את הצעדים הבאים.
- הוסף את כתובת הדוא"ל אחרונה.אם אין לך אפשרות לשלוח דוא"ל, הוסף את הכתובת אחרונה אם אתה נוטה להחזיק אצבע מהירה. הכנס את שם הנמען רק כשאתה בטוח שהדוא"ל שלך מוכן לעבור.
- הימנע מהשגיאה הישנה של "השב לכולם".צפה באצבע ההדק שלך כשמכה "השב לכולם". שקול אם כל האנשים ברשימה באמת צריכים לקרוא את מה שיש לך לומר. כמו כן, יש לשים לב להודעות דוא"ל ישנות יותר בשרשרת שאולי לא תרצה שמישהו ברשימת השב לכולם יראה.
- לך קל על ההומור. קשה להבחין בהומור בדוא"ל מכיוון שהטון שלך לא בהכרח יבריק. ללא שפת גוף, הבעת פנים או סתירות, ההומור יכול ליפול או אפילו להעליב את הקורא שלא בכוונה. שחקו אותו בבטחה והשאירו אותו בחוץ.
- לְהַגִיהַ.אל תטעו במחשבה שאנשים יסלחו להקלדת הקלדה בהודעות דוא"ל לא פורמליות או שטעויות יסבלו אם אתה מקליד בטלפון שלך. אתה עשוי להישפט בחומרה על ידי טעויות בדוא"ל שלך, במיוחד אם הם משתוללים. אל תסתמך על בודק איות אשר יכול לעתים קרובות לבחור את המילה הלא נכונה עבורך. קרא את ההודעות הדוא"ל שלך בדיוק כמו בכל מסמך חשוב. בפרט, תמיד בדוק ובדוק מחדש שאיית נכון את שמות האנשים.
- אל תשתמשו באימוג'ים או ברגשות. יותר ויותר הודעות דוא"ל החלו להידמות להודעות טקסט. לפעמים יש הודעות על מקום העבודה אמוג'י "אגודלי" או פרצופים מחייכים. אף על פי שהם הופכים נפוצים יותר, הימנע מאמוג'ים ומהרגשות בהתכתבויות רשמיות. אם ברכת הדוא"ל שלך כוללת את שם המשפחה של אדם זה סימן בטוח שעליך להפסיק אמוג'י ורגשונים.
- זכור שהדוא"ל נמשך לנצח.חשבו פעמיים לפני שתשלחו דוא"ל למשהו אישי או סודי, לירות מישהו באמצעות דואר אלקטרוני, לזלזל במישהו או לענות בכעס. אפילו דוא"ל שנמחק ניתן להחיות מגיבוי נתונים. יתכן ויעשה אינטראקציות מסוג זה באופן אישי. החל את כלל 24 השעות. אם אינך בטוח אם עליך לשלוח את ההודעה, המתן עד למחרת להחליט. כלל אצבע טוב נוסף: אל תכתוב דבר במייל שלא היית מוכן לשתף אותו בפומבי, למשל בתצהיר, או במדיה חברתית, למשל.
